Assistant.e administratif.ve (H/F) aux Services du rectorat à 100%

Faculté : Services généraux
Département : Services du rectorat - Pôle administratif
Grade : premier agent spécialisé filière administrative
Contrat : remplacement
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion

Missions

Au sein des Services du Rectorat de l’UNamur, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle administratif, et sous la responsabilité fonctionnelle de la Rectrice et de la Vice-Rectrice à la Recherche, vous assurerez les tâches suivantes:

Mission 1: Apporter un soutien administratif à la Rectrice, à la Vice-Rectrice à la Recherche et à la Directrice des Services du Rectorat:

• Gestion quotidienne des agendas selon les sollicitations (Doodle, prise de RDVs, inscription à l'agenda, Teams, …);
• Organisation de réunions (fixation de date, réservation de locaux, intendance);
• Rappel des suivis et des échéances;
• Organisation des déplacements – point de contact pour des demandes de déplacements d’autres membres de l’équipe rectorale;
• Gestion du courrier postal / mail entrant / sortant – rédaction de projets de courriers;
• Gestion des signatures pour les documents officiels (vérification préalable);
• Accueil des visiteurs (essentiellement internes) et gestion des appels téléphoniques;
• Gestion des invitations officielles et mise à jour de la base de données de contact de la Rectrice;
• Gestion de la base de données des désignations internes et externes;
• Soutien à la gestion budgétaire des CPOs (factures, notes de frais, suivi des comptes);
• Gestion de l'économat;
• Organisation d’évènements divers à l’initiative du Vice-Rectorat en lien avec les services ad hoc (Administration de la Communication, …);
• Apporter un soutien administratif ponctuel au Président du CA (fixation de réunion, courrier, …).

Mission 2: Préparer des dossiers pour la Rectrice et la Vice-Rectrice à la Recherche en lien avec leurs portefeuilles:

• Rassemblement des éléments constitutifs de dossiers de différentes réunions;
• Gestion administrative et secrétariat de certaines comités spécifiques thématiques (uniquement pour la Vice-Rectrice à la recherche): participation et rédaction du PV;
• Aide à la préparation des réunions interuniversitaire (gestion d’un drive documentaire);
• Recherche d’informations (source interne, archives du service, base de données internes);
• Relecture de documents et traduction de documents en anglais (via logiciel de traduction).

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction ou dans une orientation autre avec une expérience probante pour la fonction à pourvoir.

Expérience

Vous disposez obligatoirement d’une expérience dans une fonction similaire, comprenant gestion d’agendas, rédaction de PV de réunions/notes, constitution de dossiers, préparation de dossiers, de réunions, …

Connaissances et compétences requises

• Aptitudes communicationnelles tant à l’oral qu’à l’écrit (capacité rédactionnelle)

• Collaboration

• Proactivité et autonomie dans le travail

• Adaptation et flexibilité

• Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités

• Rigueur - Fiabilité -Discrétion

• Sens du service, orienté solution

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

La connaissance du milieu de l’enseignement et plus particulièrement de l’enseignement supérieur est un atout.

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : Annabelle VEREYCKEN – Service des Ressources humaines (annabelle.vereycken@unamur.be)

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte: Laurence LECOCQ – laurence.lecocq@unamur.be

Remarques

Contrat: contrat de remplacement.

Date d’entrée en fonction: dès que possible (pour une durée approximative de 5 mois).

Barèmes

Les barèmes (barème 036 pour le grade de premier agent spécialisé) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise:

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Entretien par le Service des Ressources Humaines et la ligne hiérarchique

• En option: épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction

MODALITÉS POUR POSTULER

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à M. Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines, par e-mail à candidature@unamur.be pour le 8 décembre au plus tard.