Offre d'emploi : PA/OFFICE MANAGER

Our client, a renowned and stable organisation. This global organisation whose priorities are its team and clients has its Brussels office in 1000 Brussels, (accessible by public transport). Currently they are looking for a PA/Office Manager with outstanding organisational, administrative and communication skills in order to fully support the Director and ensure an overall smooth running of the office.

Function

Key Responsibilities

• Organisational Responsibilities: 
  • Responsible for all organisational aspects (agenda, meetings, conferences, team buildings, venue research, contract negotiation, business lunches/catering, travel arrangements and expenses) as well as assuring deadlines are met
• Communication Responsibilities: 
• Proactively manage the Director’s inbox
• Extensive contact with visitors

• Office Management: 
  • You are the SPOC for all internal and external stakeholders
  • You are fully responsible for the office supplies, equipment and maintenance ensuring that administrative & organisational procedures are adhered to
  • Contact with the Headquarter’s HR Department regarding office policies, recruitment and on-boarding
  • Coordinate with IT for all office equipment
  • Liaise with Accounting and Payroll for budgets and payments

Profile

• Minimum 3 years’ experience as an Office Manager OR PA
• Excellent English (written and spoken)
• IT literacy: MS Office, Webex, Zoom and Teams
• You are bright as well as being results and solution oriented
• Analytical, plus a keen eye for detail and discretion are must haves
• Highly organised with sound priority management
• Outstanding professional interpersonal skills to effectively interface with internal and external stakeholders and to form strong working relationships
• Confidence in your skillset enabling you to work independently and proactively
• And last but certainly not least you are a service minded team player

Offer

• Competitive salary plus
• Broad range of benefits including Performance bonus, Lunch vouchers, Hospitalisation, Dental Insurance, Pension plan, Eco-cheques, Transport allowance and 30 days holiday