Gestionnaire Achats & acquisitions (H/F/X)

Depuis 1994, Bruxelles Formation organise et gère la formation professionnelle des adultes francophones en Région bruxelloise. Le Service public de la formation professionnelle travaille avec un réseau de partenaires et dispose d’un centre d’information sur l’offre de formation (BF carrefour) ainsi que de 11 centres de formation. Au total, l’organisme emploie près de 600 personnes et forme, avec ses partenaires, plus de 20.000 personnes par an.

Les valeurs de Bruxelles Formations sont la satisfaction des stagiaires, la diversité, la collaboration, la reconnaissance et l’épanouissement du personnel, l’amélioration continue et la gestion du changement, la responsabilité sociétale et environnementale.

Pour mener à bien ses missions, Bruxelles Formation recherche régulièrement de nouveaux talents prêts à partager leurs connaissances et leur savoir-faire. Si vous possédez une expertise acquise sur le terrain et si vous êtes sensible à notre démarche, vous pouvez rejoindre nos rangs.

Pour sa Division Infrastructure, Bruxelles Formation recrute un·e

Gestionnaire Achats & acquisitions

Votre mission

Sous la direction de la responsable du Service Achats & Acquisitions, le·la gestionnaire Achats & Acquisitions pour les matières attribuées a comme responsabilités/activités principales de·d’ :

• En collaboration avec les logisticiens locaux (pôles – AC), encadrer la gestion de stocks :
  • État des lieux de la gestion des stocks,
  • Suivi de l’application des procédures et des instructions,
  • Identification et suivi de la mise en place des indicateurs,
  • Vérification des paramètres de gestion de stock et de la cohérence des codifications utilisées dans le module gestion de stock du système de gestion intégrée.
• Organiser les inventaires de stock de fin d’année :
  • Préparation des listes d’inventaires,
  • Mise à jour de la procédure d’inventaire stock, du calendrier, de l’assistance aux logisticiens,
  • Envoi des documents aux centres de frais concernés,
  • Vérification des données d’inventaires et Importer les données dans le PGI,
  • Réconciliation des données stock avec les données comptables,
  • Rapport d’inventaire stock (publication du Livre des stocks).
•  En collaboration avec la comptabilité, et selon la demande, assister et collaborer aux visites des réviseurs d’entreprise et de la Cour des Comptes :
  • Accompagnement du réviseur durant les visites des auditeurs et/ou réviseurs dans les pôles de formation,
  • Collecte des informations et des justificatifs pour toutes les questions relatives aux stocks,
  • Participation à la rédaction du compte-rendu des visites.
• Assister les Centres de frais dans l’élaboration annuelle des budgets et lors des exercices budgétaires
  • Suivi et analyse des consommations, des stocks, et des prévisions,
  • Respect de la procédure budgétaire définie pour les exercices budgétaires,
  • Vérification de la cohérence des contenus du budget, 
  • Émission d’un avis et propositions de pistes d’arbitrage, de réponses à des demandes ponctuelles des services, divisions, ou direction générale.
•  Première assistance aux Centres de frais dans les matières gérées conformément au guide de l’utilisateur du support achats
  • Assistance pour la passation de commande via le PGI,
  • Explication sur les procédures d’achat en vigueur.
•  Réaliser les contrôles périodiques et de clôtures (trimestrielles et annuelles)
  • Vérification du respect des procédures d’achat,
  • Vérification, contrôle et validations des tâches et les dossiers dans le PGI,
  • Identification des anomalies et demande des corrections aux Centres de frais,
  • Suivi de l‘évolution des dépenses et des consommations,
  • Vérification a posteriori le respect des cycles d'engagement (ex : scission de marché…),
  • Suivi de la clôture des bons de commande,
  • Préparation des commentaires pour le rapport de clôture.
•  Contribuer à l’élaboration des marchés publics du service
  • Préparation de partie administrative et technique de cahier des charges,
  • Réponses aux demandes d’informations des fournisseurs/soumissionnaires,
  • Dépouillement des offres,
  • Collaboration à la préparation des documents et fichiers d’analyse des offres,
  • Organisation et encadrement des examens et tests, des mises en situation,
  • Participation à la rédaction du rapport en vue de l’attribution du marché,
  • Participation au suivi de l’exécution du marché (gestion administrative, supervision et suivi de la réalisation du marché, réception et distribution des commandes, identification et collecte des problèmes/incidents, examen et mise en œuvre des solutions).
•  Gestion courante
  • Information de la responsable du service sur les problèmes rencontrés avec analyse et pistes d’amélioration,
  • Archivage des dossiers,
  • Soutien de l’équipe en cas de pic d’activités,
  • Contribution aux tests de fonctionnalités du PGI.
• ​​​Volet qualité : procédures, plans d’actions
  • Contribution à l’identification de procédures, de check-lists, de formulaires et d’indicateurs de suivi,
  • Participation à la rédaction et à la mise à jour des procédures,
  • Évaluation des fournisseurs,
  • Pistes d’amélioration.

Vos compétences & connaissances

• avoir une excellente connaissance des pratiques, des règles et de la législation du domaine concerné,
• posséder d’excellentes capacités rédactionnelles et de communication,
• avoir une bonne maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral,
• posséder une bonne connaissance de bases de données (Excel, Access,…),
• avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Suite Office),
• être capable de manipuler un ERP,
• être capable de rédiger des rapports d’inventaire,
• avoir un bon esprit d’analyse et de synthèse,
• faire preuve d’une grande rigueur et avoir le sens de l’organisation (respect des objectifs et des délais),
• être capable de travailler en équipe et de façon autonome,
• avoir la capacité à s’adapter à un environnement de travail varié.

Les conditions de recrutement

• avoir une excellente maîtrise du français, langue véhiculaire de l’Institut,
• posséder une expérience probante de 3 années dans une fonction similaire (gestion de stocks, service achats,…),
• être titulaire d’un diplôme de bachelier ou diplôme de l’enseignement de type court à orientation comptabilité, économie,... ou d’une certification professionnelle telle que figurant ci-dessous :
  • Certificat d’apprentissage délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum
  • Diplôme de chef d’entreprise délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d’accès est le CESS,
  • Certificat de compétences acquises en formation (CeCaf) délivré par un opérateur public de formation (Bruxelles Formation, IFAPME, le FOREM ou le SFPME) de Niveau 5 CFC/CEC
  • Titre de compétence délivré par le Consortium de validation des compétences de Niveau 5 CFC/CEC minimum.
• l’expérience acquise dans le secteur public constitue un atout.

La sélection

1. Une présélection sera faite sur la base des dossiers de candidature (lettre de motivation & CV détaillé).

2. Une épreuve écrite éliminatoire portant sur vos connaissances théoriques en lien avec le métier ciblé.

3. Un entretien avec le jury.

Le contrat

L’engagement s’effectuera sous le régime du contrat de travail d’employé à temps plein à durée indéterminée.

La rémunération mensuelle brute sur la base d’un temps plein (38 heures par semaine) s’élève à 2.463,38 € à l’indice actuel des prix à la consommation. À cela s’ajoutent 35 jours de congés annuels, un horaire flexible, des lunch pass et une intervention de l’employeur dans les frais de déplacements domicile-lieu de travail en transport en commun. L’ancienneté peut être valorisée à concurrence de 6 ans d’expérience dans le secteur privé (ou indépendant) et pour le total des années prestées dans le secteur public.

Comment postuler

Si cet emploi vous intéresse et si vous remplissez les conditions de participation ci-avant, faites parvenir votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae actualisé détaillé) pour le 13 février 2022 au plus tard via le bouton postuler (nous ne prendrons en compte que les dossiers ayant été déposés via notre formulaire en ligne).