Assistant administratif

Contexte: 

L’ULB-Center for Diabetes Research (https://www.ulbcdiabres.com/) est un laboratoire international de recherche, travaillant sur les divers aspects de la pathogenèse, du diagnostic, de la prévention et de la thérapie des différentes formes de diabète. Il compte actuellement 34 membres, travaillants dans 3 groupes de recherche différents qui collaborent intensivement entre eux, ainsi qu’avec l’Hôpital académique ULB-Erasme. Notre Centre est situé sur le campus médical Erasme de l’Université Libre de Bruxelles.

Fonction:

Placé.e sous la responsabilité immédiate du Supérieur Hiérarchique et du Responsable Opérationnel, il/elle sera en charge des missions reprises ci-dessous :

Mission 1 :

• Gestion et suivi des commandes internes et externes et interface avec les fournisseurs.
• Contacts avec les chercheurs du Centre pour les informer des délais, prix, etc.
• Encodage et classement des bons de commande.

Mission 2 : Assistance à la gestion des comptes des promoteurs.

Mission 3 : Collaboration avec le secrétariat facultaire, et certains services de l’administration centrale de l’ULB (Service des Achats, Comptabilité, Logistique et Infrastructures).

Profil:

• Titulaire d’un diplôme de Bachelier en secrétariat administratif et/ou gestion-comptabilité.
• Expérience de minimum un an dans une fonction similaire.
• Les candidatures dont le diplôme est supérieur au niveau requis ne pourront pas être prises en compte.
• Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB. (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales

• Expériences administratives nécessaires à la fonction.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• La connaissance de l’anglais est un atout important.

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction: 

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office).
• Capacité d’apprentissage rapide de nouveaux outils informatiques.
• Connaissances en matière de comptabilité et de gestion.
• Connaissance du logiciel de gestion SAP sera considérée comme un atout.

Qualités:

• Rigueur et respect des échéances.
• Bonne gestion du temps et capacité d’analyser et de traiter les priorités.
• Excellente organisation.
• Autonomie.
• Bonne communication et esprit d’équipe.

Politique d’égalité des chances :

• La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
• Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
• Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.