Offre d'emploi : Assistant.e administratif.ve (H/F) aux Services du rectorat à mi-temps

5 jours restants

Région
5000, Namur
Publication
vendredi 13 mai 2022
Date limite
mardi 31 mai 2022
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Mi-temps

Département : Pôle administratif
Grade : 1er agent spécialisé
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 6010-07 Missions

Au sein des Services du Rectorat de l’UNamur, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle administratif, et sous la responsabilité fonctionnelle de Vice-Recteur à la Formation et au Développement Durable, vous assurerez les tâches suivantes :

Mission 1 : Préparation et étude de dossiers pour le Vice-Recteur à la Formation et au Développement Durable en lien avec ses portefeuilles

  • Préparation des dossiers liés aux réunions : rassemblement des éléments constitutifs ;
  • Recherche d’informations et constitution de rétroactes (source interne, archives du service, base de données internes) ;
  • Aide à la préparation de notes de couverture en vue de la soumission des dossiers récurrents du Vice-Recteur aux organes institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral, Conseil académique).

Mission 2 : Soutien au Vice-Recteur à la Formation et au Développement Durable dans sa mission

  • Gestion et suivi des décisions par délégation du Conseil d’administration au Conseil rectoral pour le portefeuille « formation », en collaboration avec l’Administration de l’enseignement ;
  • Gestion des différents types de recours liés au portefeuille « formation » : constitution des dossiers de recours, organisation des réunions de la commission de refus inscription, organisation des auditions des étudiants, envoi des décisions et archivage ;
  • Gestion administrative et secrétariat du Conseil de la Formation Continue, du Conseil de l’Enseignement et de la Cellule Développement Durable : organisation des réunions, élaboration des ordres du jours, envoi des annexes, rédaction des PVs et gestion des mandats ;
  • Élaboration des supports de communication (site internet, mailing, etc.)

Mission 3 : Support administratif au Vice-Recteur à la Formation et au Développement Durable ; gestion des agendas, organisation de réunions et des déplacements, rappel et suivi des échéances, gestion du courrier et des mails, gestion des signatures, accueil des visiteurs, soutien à la gestion comptable, gestion de l’économat, etc.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction ou dans une autre orientation avec une expérience probante pour la fonction à pourvoir.

Expérience

Vous disposez obligatoirement d’une expérience dans une fonction similaire, comprenant gestion d’agendas, rédaction de PV de réunions/notes, constitution de dossiers, préparation de dossiers, de réunions, etc.

Connaissances et compétences requises

Aptitudes communicationnelles tant à l’oral qu’à l’écrit (capacité rédactionnelle) ;

Collaboration ;

Proactivité et autonomie dans le travail ;

• Adaptation et flexibilité ;

Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités ;

• Rigueur - Fiabilité -Discrétion ;

• Sens du service, orienté solution ;

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

La connaissance du milieu de l’enseignement et plus particulièrement de l’enseignement supérieur est un atout.

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : Annabelle Vereycken – Service des Ressources humaines (annabelle.vereycken@unamur.be)

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Laurence Lecocq – laurence.lecocq@unamur.be

Date d’entrée en fonction : 1er aout 2022

Remarques

Les barèmes (barème 036 pour le grade de premier agent spécialisé) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise :

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté ;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation ;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Entretien par le Service des Ressources Humaines

• En option : épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction

• Entretien par la Commission de sélection

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à M. Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines, par e-mail à candidature@unamur.be pour le 31/05/2022 au plus tard.

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