Offre d'emploi : Secrétaire RH

Région
Bruxelles (BE)
Publication
vendredi 13 mai 2022
Date limite
vendredi 3 juin 2022
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

OBJECTIFS DE LA FONCTION

  • Collaborer à la gestion des tâches administratives liées à l’activité du service Sélection et Promotion de l’enseignement ;
  • Assurer un appui logistique aux chargé(e)s de sélection ;
  • Assurer le secrétariat du service.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Vous serez amené(e) à :

  • Collaborer à la gestion des tâches administratives liées à l’activité du service Sélection et Promotion de l’enseignement :
  • Vous réceptionnez et encodez divers documents dans une base de données EXCEL ;
  • Vous vous occupez de la mise en ligne des appels à candidature et de documents annexes sur le site internet de WBE ;
  • Vous mettez en forme et envoyez des PV ;
  • Vous gérez les candidatures reçues dans le cadre des procédures de recrutement et en effectuez le screening administratif en vous assurant de la complétude et de la validité des documents ;
  • Vous mettez à jour les outils liés aux procédures de recrutement ;
  • Vous participez notamment à l’élaboration des dossiers d’audition (canevas, cas pratique, …) ; 
  • Vous réalisez l’impression de divers dossiers ;
  • Vous réalisez l’archivage des dossiers ;
  • Vous pourriez être amené(e) à effectuer des tâches de secrétariat (envoi de convocations, rédaction de PV,…) en support d’une autre équipe.
  • Assurer un appui logistique aux chargé(e)s de sélection :
  • Vous organisez les rendez-vous, les réunions, les évènements du service (à travers, par exemple, des Doodles) et gérez les agendas ;
  • Vous préparez les documents et assurez la logistique des rendez-vous, réunions et évènements (catering, accueil des participants, …) ;
  • Vous vous rendez, par vos propres moyens de locomotion, sur les lieux désignés pour accompagner les chargés de sélection durant les épreuves de recrutement ;
  • Vous accueillez les candidats aux auditions et prenez en charge la logistique des cas pratiques et des entretiens ;
  • Vous communiquez avec les candidats aux différentes étapes du recrutement (convocations, courriers, feedbacks, …).
  •  

     

    • Assurer le secrétariat du service
  • Vous assurez la gestion du courrier et des mails entrants et sortants ;
  • Vous réceptionnez, dépouillez, apposez le cachet dateur et tracez le courrier ;
  • Vous dispachez le courrier aux différents destinataires ;
  • Vous préparez le(s) bac(s) destinés à l'expédition du courrier ;
  • Vous êtes le point de contact des membres du personnel pour toutes les demandes d’informations sur l’état des procédures de recrutement du service ;
  • Vous réalisez différents travaux de bureautique.

 

  1. DIPLÔME REQUIS

SOIT (OPTION 1)

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement  supérieur de type court (bachelier/graduat professionnalisant) dans la catégorie économique ou sociale ou de son équivalence reconnue par le Service de l’équivalence des diplômes au moment de la candidature.

SOIT (OPTION 2)

 

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (C.E.S.S.) ou de son équivalence reconnue par le Service de l’équivalence des diplômes au moment de la candidature.

Vous n’avez pas obtenu votre diplôme en français ou vous l’avez obtenu dans un autre pays que la Belgique ?

  • Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise au moment de la candidature (pour l’obtenir : inscription  en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))
  • Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise au moment de la candidature (pour l'obtenir: 02/690.89.00 Service de l’équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur)
  1. EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 3 ans en tant que secrétaire / assistant(e) administratif(ve) comprenant des tâches telles que : la gestion d’agendas, la gestion et la rédaction de courriers et/ou d’e-mails administratifs, la rédaction de procès-verbaux, l’organisation de réunions, l’accueil téléphonique, le classement et l’archivage, l’encodage de données dans des tableaux.

  1. ATOUTS SUR EXPERIENCE
  • Une expérience professionnelle en tant que secrétaire/assistant(e) administratif(ve) dans le secteur public constitue un atout.

 

 

  • Une expérience professionnelle en tant que  secrétaire/assistant(e) administratif(ve) dans le domaine des  Ressources Humaines dans le secteur public (gestion de dossiers recrutement et sélection,…) constitue un atout.

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