Offre d'emploi : Secrétaire de Direction pour la Direction Générale, Médicale et Administrative (H/F)

Région
Ottignies, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Publication
mardi 23 août 2022
Date limite
vendredi 7 octobre 2022
Réf
2022-762
Niveau d'expérience
5 à 10 ans d'expérience
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Français

MISSION :

Dans un rôle polyvalent, en étroite collaboration avec les personnes en fonction et sous la responsabilité de la secrétaire de la direction Générale, effectuer des travaux de secrétariat et assurer un rôle de relai afin d'apporter un support administratif maximal à la Direction Générale, Médicale et Administrative.

FONCTION :

  • Préparer des rapports et des dossiers de manière autonome, rassembler le cas échéant les informations nécessaires à leur préparation et en assurer le suivi ;
  • Participe au traitement administratif de la rémunération et de tous les éléments qui concernent le statut des Médecins (rémunération, honoraires, congés, conventions, contrats, assurances, INAMI, documents sociaux, etc.) ;
  • Gérer les dossiers d’Assurance (affiliations, suivi facturation, suivi administratif, …)
  • Gérer le flux de leasing de voiture (gérer les contrats, les commandes, le suivi, …) ;
  • Gérer l’accueil et l’administration liés aux médecins assistants et aux stagiaires médecins (gestions des accès, …) ;
  • Se charger du secrétariat des différents responsables hiérarchiques ;
  • Dactylographier des comptes-rendus de réunions et des courriers ;
  • Gérer les agendas, assurer le suivi des réunions et gérer les priorités ;
  • Se charger de la correspondance : la trier, la documenter et la traiter ;
  • Répondre aux appels téléphoniques entrants et donner les renseignements d'ordre courant ;
  • Se charger du classement du courrier, de la documentation et des archives des différentes directions ;
  • Assurer l'organisation de réunions et d’évènements internes et externes (ordre du jour, réservation de salle, invitation, …) ;
  • Gérer des demandes de diffusion de nouveaux documents sur le logiciel de gestion des données;
  • Être un point de contact pour les Médecins, les membres de la Direction et les chefs de Département et répondre à leurs questions ;

PROFIL :

  • Être diplômé d’un baccalauréat en secrétariat de direction ou avoir acquis une expérience équivalente ;
  • Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans la fonction ou une fonction similaire ;
  • Avoir une bonne maîtrise de la dactylographie et des bonnes capacités rédactionnelles
  • Avoir une excellente maîtrise d’Excel et être à l’aise avec les chiffres et les logiciels de bureautique (ex : MS Word, Outlook, PPT, …) ;
  • Avoir un très bon contact relationnel notamment par téléphone ;
  • Faire preuve de rigueur, d’autonomie et de discrétion ;
  • Être responsable, polyvalent et organisé dans son travail ;
  • Avoir un esprit d’entraide et d’initiative face à des tâches variées ;
  • Avoir une expérience dans le secteur hospitalier est un atout.

NOTRE OFFRE :

  • CDI – 38h00/semaine du lundi au vendredi 
  • Entrée en fonction : immédiate.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à Madame JARDON, Collaboratrice spécialisée RH, exclusivement via notre site www.cspo.be.

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