Offre d'emploi : ASSISTANT(E) ADMNISTRATIF(VE) AU SECRETARIAT GENERAL  (F/H/X)

5 jours restants

Recruteur
IN BW
Région
Nivelles (Commune), Brabant Wallon
Publication
mardi 23 août 2022
Date limite
vendredi 30 septembre 2022
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Type de contrat
CDD, CDI
Temps de travail
Temps plein

in BW est le partenaire économique et environnemental de la Province et des Communes du Brabant wallon. Elle est également l’organisme d’assainissement agréé par la Région pour le Brabant wallon.

Nous mettons notre savoir-faire au service des communes, des citoyens et des entreprises dans trois secteurs d’activité :

  • le développement économique et territorial ; 
  • la gestion du cycle de l'eau ; 
  • la gestion du cycle des déchets.

Nous engageons, pour notre service secrétariat général, situé à Nivelles, sous contrat à durée déterminée de six mois, à temps plein un(e) :

ASSISTANT(E) ADMNISTRATIF(VE) AU SECRETARIAT GENERAL  (F/H/X)

VOTRE MISSION :

Apporter une assistance administrative au Service dans l’exécution de ses missions, et plus particulièrement relative au secrétariat de direction et des organes de gestion.

VOS ACTIVITES :

Secrétariat des séances des organes de gestion
 

  • Collabore au paramétrage de la plateforme de gestion des délibérations.
  • Etablit et met à jour le calendrier des réunions des organes de gestion, le diffuse dans les services après approbation
  • Assure la réservation des salles et la coordination de leur préparation - Coordonne l'ordre du jour des séances des organes de gestion et les projets de délibérations selon les points inscrits par les services,
  • Rédige des points simples tels que les propositions d'ordre du jour du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale sur base d'un listing. -

Pour l'Assemblée générale : rédige les convocations et réalise le publipostage, rédige les notes de synthèse, compile la documentation, organise la publication.

  • Coordonne la présence en séance d'intervenants prépare les listes de présence en traitant les absences annoncées et procurations, et encode après la séance les présences effectives.
  • Imprime et soumet les procès-verbaux des séances à la signature, les scanne et archive.
  • Transmet aux syndicats les rapports annuels, le plan stratégique et les comptes après l'assemblée générale ainsi que les comptes à la Cour des comptes.

Secrétariat des mandataires

  • Tient à jour la base de données des mandataires. - Collabore à l'organisation de formations pour les administrateurs.
  • Etablit divers rapports (liste des adjudicataires, mandataires pour le rapport de gestion ...).
  • Prépare les formulaires de dépôt de publication au tribunal de l'entreprise.

Secrétariat du service

  • Prend en charge la configuration de la plateforme de digitalisation des courriers, rédige un mode d'emploi, forme les collaborateurs.
  • Réceptionne et traite quotidiennement les mails de la messagerie générale et en assure le dispatching dans les différents services
  • Rédige des courriers simples sur base d'instructions ou de modèle type.
  • Fait le suivi du courrier sortant du service - Réceptionne, filtre et réponds aux appels téléphoniques destinés à la Direction générale, donne des renseignements d'ordre courant et transfère les appels si nécessaire.
  • Gère les agendas de manière proactive ; coordonne le planning de la plateforme de vidéoconférence de l'intercommunale.
  • Passe des commandes : rédige des bons de commande et en assure le suivi, vérifie et traite les livraisons et vérifie les factures
  • Réalise des tâches administratives diverses pour le service : scan, photocopie, mise en page, publipostage, impressions, classement, rangement, archivage, confection de dossiers, réalisation de documents, affiches, mises sous enveloppes, retranscriptions, rapports, comptes-rendus, secrétariat de réunions, recherches, ...

Effectue diverses tâches en support à l’activité du service

VOTRE PROFIL

Niveau de connaissance humanités secondaires supérieures ou équivalent par expérience Expérience professionnelle préalable de 2 ans  

Sera considéré comme un atout pour la fonction :

  • Connaissance approfondie des programmes informatique spécifiques et courants

Procédure de recrutement

  • Test technique Commission de sélection

NOUS OFFRONS

  • Contrat à durée déterminée de six mois à temps plein – Possibilité d’un Contrat à durée indéterminée au terme de la période
  • Package salarial comprenant différents avantages extra légaux (assurance-groupe, chèques-repas)

Intéressé(e) : Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser jusqu’au 30 septembre 2022 inclus, à l’adresse suivante via le bouton POSTULER.

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