Attaché(e) - Appui transversal et stratégique au sein de la Direction générale du Pilotage et des Af

 

La Direction générale du Pilotage et des Affaires pédagogiques (DGPAP) est responsable de l'organisation, l’opérationnalisation et l’amélioration continue du pilotage des établissements de WBE ainsi que du développement professionnel et de l’accompagnement des personnels pédagogiques et de direction. Elle est également responsable de la politique pédagogique et d’amélioration de la qualité des établissements de WBE.

 

Au sein de la DGPAP, le service d’appui administratif marque son soutien directement à la Directrice générale dans la mise en œuvre de sa lettre de mission. Le service organise le soutien au management et à la stratégie ainsi que le secrétariat de la Directrice générale.

 

L’Attaché(e) - Appui transversal et stratégique au sein de la Direction générale du Pilotage et des Affaires pédagogiques est un collaborateur direct de la Directrice générale. Il est chargé de l’assister dans la préparation, la délibération et la mise en œuvre de sa lettre de mission ainsi que du contrat de gestion.

 

  OBJECTIFS DE LA FONCTION

• assister la Directrice générale dans l’atteinte des objectifs de la Direction générale ; assurer un suivi optimal des décisions et des instructions par la Directrice générale ; assister la Directrice générale dans la mise en place de projets de simplification administrative ; assurer un soutien et une participation active et proactive dans l’exercice des tâches administratives de la Directrice générale ; participer à la mise en place d’une orientation usager au sein de la Direction générale.

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

En tant qu’ Attaché(e) - Appui transversal et stratégique au sein de la Direction générale du Pilotage et des Affaires pédagogiques, vous serez amené(e) à :

 

• Assister la Directrice générale dans l’atteinte des objectifs de la Direction générale :

vous assurez le suivi des objectifs stratégiques et opérationnels reprise dans lettre de mission, le contrat de gestion & autres ; vous participez à la déclinaison des objectifs stratégiques en objectifs opérationnels ; vous soutenez et assurez le conseil à la hiérarchie ; vous fournissez des avis et un soutien dans la préparation et le traitement des dossiers ; vous suivez et coordonnez les dossiers et missions qui sont réalisés au sein des différents services de la Direction générale, notamment au sein du service d’appui administratif ; vous offrez, le cas échéant, votre soutien aux différents services qui composent la Direction ; vous guidez les collaborateurs du secrétariat et effectuez vous-même des tâches administratives complexes ; vous coordonnez et/ou dirigez des collaborateurs du secrétariat et assurez le suivi de leurs activités afin de réaliser les objectifs définis pour l’équipe.  

 

 

• Assurer un suivi optimal des décisions et des instructions données par la Directrice générale :

en collaboration avec le Secrétariat de la Directrice générale, vous préparez les réunions de pilotage, de service, les travaux des instances de WBE, les réunions et groupes de travail internes et externes, formels et non formels ; vous détectez les points importants et/ou urgents afin d’aider la Directrice générale dans les préparations de ces réunions ; vous assurez la récolte des informations auprès des Services chargés de la mise en œuvre des décisions/instructions ; vous informez régulièrement la Directrice générale de l’état d’avancement de ses décisions/instructions ; seul ou en collaboration, vous rédigez des notes, analyses, rapports sur l’avancement des projets gérés la Direction générale tous services confondus ; vous constituez des référentiels, circulaires, synthèses, notes de travail ; vous analysez les implications concrètes de la réglementation dans le travail des collaborateurs et les en informez.  

 

 

• Assister la Directrice générale dans la mise en place de projets de simplification administrative :

vous participez au projet de simplification administrative de la Direction générale en veillant à l’implémentation de l’orientation usager ; vous mettez en œuvre des procédures de contrôle interne, en assurez le suivi et en faites régulièrement rapport à votre hiérarchie ; vous développez des indicateurs et tableaux de bord permettant de gérer l’activité de la Direction générale ; vous réalisez des analyses de risques ainsi qu’un plan de gestion et en assurez le suivi ; vous contribuez à identifier les problèmes en matière technique et à formuler des actions ou interventions préventives et correctives ; vous établissez des indicateurs de suivi et mettez en place un système de traçabilité des dossiers ; vous faites des reportings réguliers à la hiérarchie.  

 

 

•  Assurer un soutien et une participation active et proactive dans l’exercice des tâches administratives quotidiennes de la Directrice générale :

vous assurez l’analyse des courriers, repérez les urgences et assurez le dispatching des courriers nécessitant un suivi auprès de la Direction générale ; vous faites preuve d’un intérêt constant pour l’évolution des matières et projets gérés par la Direction générale (tous services confondus) ; sur base de ces connaissances, vous rédigez des notes et projets de réponse aux courriers à soumettre à la signature de la Directrice générale ; vous soutenez le management de la qualité des courriers, notes, projets de réponse soumis à la signature de la Direction générale par les différents Services et, ponctuellement, lorsque nécessaire, vous apportez les corrections formelles à ces courriers, annotez les courriers pour ajout d’informations et retournez vers le Service expéditeur si les informations reprises dans le courrier ne sont pas claires ou erronées ; vous assurez, en collaboration avec les services de WBE, le suivi des décisions des instances de WBE et des questions parlementaires ; vous analysez les interpellations ; vous rassemblez et conservez des informations ; vous encouragez la communication interne et externe ; vous repérez les urgences, assurez le dispatching auprès des Services concernés et rédigez des projets de réponse à soumettre à la validation ; vous êtes proactif dans l’acquisition et la maitrise des contenus de la réglementation liée à ces matières; vous vous tenez informé des modifications intervenant dans les dispositions réglementaires relatives à cette matière et répondez  aux questions relatives à cette matière ; vous prenez les contacts nécessaires et vous participez à des réunions de travail.  

 

• Participer à la mise en place d’une orientation usager au sein de la Direction générale :

vous assurez un rôle de référent de la Direction générale auprès des interlocuteurs internes et les partenaires externes ; vous organisez et menez des réunions de travail ; vous participez aux réunions de travail en interne et/ou en externe ; vous favorisez les échanges d’informations et communiquez les décisions ; vous faites des reportings réguliers à la hiérarchie.  

 

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.

 

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené(e) à diriger 3 collaborateurs.

 

CONDITIONS DE PARTICIPATION :

 Diplôme requis

 

Au moment de la candidature, vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type long (Master / Licence) de préférence en sciences juridiques ou en sciences humaines et sociales.

 

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise au moment de la candidature (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))

 

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise au moment de la candidature (pour l'obtenir: 02/690.89.00 Service de l’équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur).

 

2. EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE : 

 

Vous disposez d’une expérience professionnelle pertinente de minimum 2 ans dans le domaine de la gestion administrative.  

 

3. ATOUTS  EXPERIENCE

Sera considéré comme un atout pour la fonction :

 

• Une expérience professionnelle acquise dans le domaine du secrétariat de direction. Une expérience professionnelle acquise au sein d’un service public et/ou l’enseignement.

• Une expérience professionnelle acquise dans la gestion d’équipe.

 

4. SITUATION D’EMPLOI :

 

A défaut du diplôme requis, vous êtes également admis(e) à la sélection si vous êtes un agent statutaire francophone, nommé dans une entité fédérale ou fédérée ayant été recruté au moyen d’une procédure validée par SELOR, titulaire d’un grade équivalent à l’emploi à pourvoir  (niveau 1  - Attaché) et vous postulez dans le cadre d’une mobilité intracommunautaire ou externe.

 

Vous devez dans ce cas envoyer votre preuve de nomination (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, …) lors de votre candidature.

 

CONDITIONS DE TRAVAIL ET D’ENGAGEMENT

1 poste, localisé au City Center Office à Bruxelles, est à pourvoir.

 

Type d’engagement : CDD de 12 mois avec possibilité de CDI dans l’attente d’un recrutement statutaire, avec le barème de traitement 100/1 (niveau 1 – catégorie : administratif).

 

L’emploi à pourvoir est également ouvert par appel à mobilité intracommunautaire et/ou externe. Dès lors, si vous êtes fonctionnaire statutaire dans une entité fédérale ou fédérée, titulaire d’un grade équivalent à l’emploi à pourvoir (attaché, expert (niveau 1/A fédéral) …), un transfert par mobilité intracommunautaire ou externe peut être envisagé.

 

Rémunération : entre 40.577,39 brut annuel (avec 1 année d’expérience) et 70.007,44 brut annuel (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises). Toute expérience jugée utile pour la fonction pourra être valorisée pécuniairement, sous réserve des attestations émanant des employeurs concernés.

 

Régime de travail : 38h/semaine

 

Type de travail : Itinérant

 

AVANTAGES

 

• Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ; Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ; Pécule de vacances et prime de fin d'année ; Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ; Lieu de travail facilement accessible en transports en commun ; Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ; Indemnité vélo (24 centimes par kilomètre) ; Possibilité de télétravail jusqu’à 50% maximum (sous réserve de l’approbation de la hiérarchie) ; 27 jours minimum de congé par an ; Congé entre Noël et Nouvel an ; Possibilités de formations durant les heures de travail.

 

 

Pour postuler, veuillez envoyer votre candidature comportant impérativement les documents suivants :

 

• un curriculum vitae détaillé, rédigé en français et actualisé (avec les dates précises : jour, mois et année); une lettre de motivation ; une copie du DIPLÔME REQUIS (OU DE SON ÉQUIVALENCE).

 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 2 octobre 2022 inclus. Complétez le formulaire sur notre site et joignez-y les documents requis.