Offre d'emploi : Assistant·e de direction (H/F/X)

Recruteur
UCLouvain
Région
Louvain-la-Neuve, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Publication
mardi 29 novembre 2022
Date limite
vendredi 13 janvier 2023
Réf
SF34454
Niveau d'expérience
Non communiqué
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais

Pour la Faculté de philosophie, arts et lettres (FIAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

La Faculté de philosophie, arts et lettres est l’une des six facultés du Secteur des sciences humaines, de l’UCLouvain. La personne recrutée sera rattachée au décanat de la Faculté, sous la responsabilité hiérarchique du directeur ou de la directrice de l’administration facultaire.
Ce métier d’assistance exerce un rôle charnière d’interface au sein de l’entité ainsi qu’entre l’entité et son environnement (institutionnel et externe).
Les activités qu’il recouvre se caractérisent par leur diversité, leur simultanéité et une relative innovation.

Missions :

  • support administratif au décanat de la faculté ;
  • support administratif à la gestion du personnel facultaire ;
  • support administratif à la gestion de l’offre facultaire.

Ces missions comprennent :

  •  L'assistance à la direction : assurer un appui fiable et autonome à l’équipe décanale en déchargeant les responsables et en filtrant les sollicitations, en préparant et en suivant les dossiers ou les réunions, en gérant les agendas.
  • Le relais en interne et aux structures : être une interface représentative et de confiance pour ces autorités. Organiser la vie de l’entité, générer des coopérations internes. Assurer la continuité et la mémoire de l’entité. Appui aux organes de l’entité.


Fonction

- L’assistant·e de direction apporte un support administratif au décanat de la faculté, à savoir :
 

  • La préparation de réunions, notamment le bureau de faculté et le conseil de faculté, en concertation avec le doyen et la présidence du conseil de faculté : préparation de l’ordre du jour, collecte et envoi de documents, archivage, suivi des mandats, aspects logistiques ;
  • La constitution des dossiers : préparation des documents et suivi des réunions ; prise de notes et rédaction de documents ;
  • L’assistance rigoureuse dans les suivis : rôle de mémoire et de rappel ;
  • La gestion des documents : classement et archivage (papier et numérique) ;
  • La gestion de l'agenda : prise de rendez-vous et organisation de réunions ;
  • La rédaction de courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles ;
  • L’accueil des visiteurs en offrant une réponse de 1ère ligne aux demandes ;
  • Le soutien ponctuel aux collègues de l’équipe administrative en cas de surcharge ou d’absence.

- L’assistant·e de direction apporte un support administratif à la gestion du personnel facultaire, à savoir :
 

  • Le suivi de la publication des cours vacants et des attributions de cours ;
  • La gestion des conventions des vacataires de la Louvain School of Translation and Interpreting (LSTI) ;
  • La relecture et l’envoi des lettres d’attributions ;
  • L’accueil et l’information des nouveaux membres du personnel.

 - L’assistant·e de direction apporte un support administratif à la gestion de l’offre facultaire, à savoir :
 

  • Le suivi et l’encodage des réformes de programmes : suivi des dossiers de réformes en collaboration avec les académiques, état des lieux des emprunts de cours entre facultés, encodage des cahiers des charges, etc. ;
  • Le suivi de la maintenance du catalogue des formations ;
  • La mise à jour des unités d’enseignement externes ;
  • La mise à jour des mandats des responsables académiques et des jurys restreints ;
  • L’encodage des fiches descriptives des cours.

- L’assistant·e de direction apporte un regard critique sur les procédures facultaires qu’il ou elle gère en vue de les faire évoluer.


Ce descriptif est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.


Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou expérience équivalente ;
  • Connaissances en langues : parfaite maîtrise du français (à l’oral et à l’écrit) et bonne connaissance de l’anglais (écrit) ;
  • Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l’utilisation des outils courants (agendas partagés, Word, Excel, SharePoint) et des applications informatiques administratives (ADE Expert, EPC, OSIS) ou disposition à en acquérir la maîtrise ;
  • Aptitude à la planification et à l’organisation : anticipation, autonomie, gestion des priorités, gestion simultanée de plusieurs dossiers ;
  • Capacité d’anticipation mais aussi d’adaptation aux situations nouvelles ;
  • Qualité du travail, fiabilité et rigueur ;
  • Esprit d'initiative, sens des responsabilités ;
  • Qualités d'accueil, de communication et de contact ;
  • Sens de la confidentialité et discrétion sans faille ;
  • Intérêt pour le travail en équipe et sens de la solidarité ;
  • Une expérience avérée dans un secrétariat de direction est un atout ;
  • La connaissance du fonctionnement de l'Institution et de ses organes est un atout.


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.