Offre d'emploi : Assistant.e administratif/ve (H/F) à temps plein pour le département des sciences politiques, social

Région
5000, Namur
Publication
mardi 6 décembre 2022
Date limite
vendredi 16 décembre 2022
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein

Faculté : Faculté des sciences économiques, sociales et de gestion
Département : Département des Sciences politiques, sociales et de la communication
Grade : 1er agent spécialisé
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 1600-12 Missions

Au sein du Département, vous aurez pour missions :

L’appui administratif à l’enseignement

  • Réception des étudiant·e·s en sciences politiques et en information et communication ;
  • Gestion des programmes des étudiant·e·s (PAE) en concertation avec les responsables de programmes ;
  • Encodage des notes et grilles de délibération (en concertation avec les autres secrétariats) ;
  • Organisation des évènements liés à l’enseignement (ex. soirée de diplomation) ;
  • Organisations des déplacements liés à l’enseignement (ex. visites d’entreprise ou d’institution).

L’appui administratif à la recherche

  • Organisation des séminaires/colloques/évènements liés à la recherche ;
  • Corrections orthographiques/typographiques des textes scientifiques ;
  • Mise en page de textes scientifiques suivant les consignes éditoriales.

La gestion administrative quotidienne du département

  • Organisation des réunions de département, rédaction et archivage des PV, mise à jour de la liste des membres ;
  • Réception, archivage et envoi au service comptabilité des factures et notes de frais ; gestion des comptes budgétaires (CPO) si les titulaires des comptes le souhaitent ;
  • Préparation des bureaux (matériel adéquat, clés, rangement, …) lors des déménagements ou des nouvelles arrivées.

La communication

  • Mise à jour et gestion du site web du département et de la faculté, ainsi que de leurs pages sur les réseaux sociaux ;
  • Gestion d’autres canaux de communication interne et externe.

La gestion de base de données

En concertation avec les responsables de programme :

  • Constitution et mise à jour d’une base de données de nos ancien·ne·s étudiant·e·s ;
  • Constitution et mise à jour d’une base de données des lieux de stage (ex. programme en information et communication).

Cette liste n’est pas exhaustive mais donne une représentation de la fonction à pourvoir.

Votre environnement de travail

Localisée dans le centre historique de la Ville de Namur, capitale de la Wallonie, l’Université de Namur, avec ses plus de 60 programmes universitaires de premier, deuxième et troisième cycles et ses 11 instituts de recherche, accueille chaque année près de 8000 étudiants et doctorants et compte plus de 1200 membres du personnel, dont plus de 700 chercheurs. Au sein de l’Université de Namur, la Faculté des Sciences économiques, sociales et de gestion (www.unamur.be/eco) compte près de 1800 étudiants et 250 membres du personnel dont 40 académiques permanents et 70 scientifiques/doctorants, répartis sur 4 départements (dép. des sciences politiques, sociales et de la communication, dép. des sciences de gestion, dép. des sciences économiques, département horaire décalé en Sciences économiques et de gestion). Elle offre des programmes de 1er (bachelier), 2e (master) et 3e cycles (ex. doctorat) en sciences de gestion et en sciences économiques et, ce, au cours du jour et à horaire décalé. Elle offre également des programmes de 1er et 3e cycles en sciences politiques et en sciences de l’information et de la communication. Ses membres réalisent des recherches de pointe dans de nombreux domaines d’expertise.

Vous vous intégrerez principalement au sein du Département des Sciences politiques, sociales et de la communication. Les membres académiques et scientifiques du département, venus d’horizons disciplinaires différents (sciences politiques, communication, philosophie, sociologie, droit) contribuent à la formation des bacheliers et des doctorats avec une orientation forte autour des thématiques liées aux sciences politiques et à l’information et la communication. Ses membres développent des recherches dans ces thématiques et collaborent, dans le cadre de travaux de fin de cycle, de stages, de séminaires et missions de conseil, avec de multiples entreprises, organisations et institutions, nationales et internationales.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un diplôme de Bachelier, de préférence en secrétariat de direction.

Expérience

Une expérience en secrétariat de direction sera considérée comme un atout.

Compétences et connaissances requises

Vous disposez des compétences suivantes (techniques et comportementales) :

Critères déterminants :

Autonomie ;

Proactivité ;

Organisation (en ce compris une bonne gestion du temps et une capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps) ;

• Connaissance et maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ;

Compétences pointues dans la communication orale et écrite (textes, flyer, brochures, présentations orales, etc.) ;

Connaissance en gestion des communautés sur les réseaux sociaux (community management) ;

• Connaissance de l’**anglais** ;

Aisance et aptitude relationnelle (ouverture vers l’extérieur, sens de la collaboration et du travail en équipe, empathie) ;

• Esprit d’équipe.

Atouts :

• Expérience en secrétariat de direction ;

• Connaissances ou intérêt pour les sciences humaines.

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement, contacter Sven Hulsen au Service des ressources humaines (candidature@unamur.be). Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte, contacter la Prof.

Natalie Rigaux, directrice du Département des Sciences politiques, sociales et de la communication (nathalie.rigaux@unamur.be).

Contrat : durée indéterminée à temps plein, avec période probatoire

Date d’entrée en fonction : 1er février 2023

Remarques

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site web (www.unamur.be/universite/jobs/baremes). Le barème de référence pour la fonction est le 036.

L’expérience acquise • dans le secteur public ou au sein d’une université belge, est valorisable dans son entièreté ;

• dans le secteur privé, est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation ;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

Modalités de sélection

• Examen des CV,

• Entretien par le Service des Ressources Humaines,

• Entretien par la Commission de sélection.

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 16 décembre 2022 au plus tard.

Notre politique de gestion des ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est par ailleurs signataire de la charte de diversité.

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