Offre d'emploi : Gestionnaire administratif·ve (H/F/X)

4 jours restants

Recruteur
UCLouvain
Région
Louvain-la-Neuve, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Publication
jeudi 29 décembre 2022
Date limite
dimanche 12 février 2023
Réf
SF33061
Niveau d'expérience
Non communiqué
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps partiel
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais, Français

Pour l'Administration du Secteur des sciences et technologies (SST/AST)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps partiel (70%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Fonction


Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative de secteur et fonctionnelle des président·es des commissions doctorales du secteur.

Dans le cadre du support administratif au doctorat, le ou la titulaire sera amené·e à :
 

  • Assurer le support à la gestion des parcours doctoraux de l'admission à la production du diplôme ;
  • Assurer l’information et le conseil aux doctorant·es et aux promoteurs et promotrices de thèses ;
  • Assurer le suivi des dossiers et des décisions vis-à-vis des services centraux (ADRE, SIC, ADEF, rectorat) ;
  • Assurer le secrétariat des réunions des commissions doctorales SST ;
  • Participer aux réunions de coordination avec les autres gestionnaires des commissions doctorales de domaines de l’UCLouvain ;
  • Produire des tableaux d’information et de synthèse à destination des commissions doctorales, des entités ou des autorités du secteur,
  • Contribuer à la mise à jour de la communication notamment via le portail ;
  • Contribuer à l’élaboration, la négociation et le suivi des conventions de cotutelles de thèses vis-à-vis des intervenants internes et des institutions partenaires ;
  • Questionner et améliorer les procédures administratives ;
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers.


Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme de bachelier professionnalisant ou expérience équivalente ;
  • Aptitude au travail collaboratif et en réseau ;
  • Adaptabilité et aptitude à la formation continue ;
  • Excellente connaissance du français ;
  • Très bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé (min. B2) ;
  • Sens de la planification et de l’organisation (anticipation, gestion des priorités,) ;
  • Excellent sens de l’organisation ;
  • Capacité à traiter des informations multiples et faire des liens entre elles ;
  • Capacité à concilier le sens du service avec la recherche de solutions et le maintien de certaines limites ;
  • Résistance au stress en période de charge ;
  • Aisance avec les outils informatiques classiques (suite office, mail, …) et spécifiques (EPC-OSIS, application de gestion des doctorats, …) ;
  • Une connaissance de l'UCLouvain constitue un atout.


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.