Offre d'emploi : Administrative Assistant – EU 2024

Expire aujourd'hui

Région
Bruxelles (BE)
Publication
lundi 9 janvier 2023
Date limite
mardi 31 janvier 2023
Réf
2023-B1
Type de contrat
CDD, CDI
Temps de travail
Temps plein
Langue(s) souhaitée(s)
Anglais, Français, Néerlandais

Bruxelles Environnement est l’administration bilingue de l’environnement et de l'énergie de la Région de Bruxelles-Capitale.

Nous sommes chargés d’un large éventail d'activités dans le domaine de l’environnement, avec comme mission d’œuvrer pour une meilleure qualité de vie pour tou·te·s les Bruxellois·es. Pour faire face aux défis climatiques, nous voulons jouer un rôle de facilitateur dans la transition de la Région bruxelloise vers une société décarbonée à l’horizon 2050.

Notre but est de réduire les émissions directes et indirectes de gaz à effet de serre, ainsi que de limiter les impacts du changement climatique et tous types de nuisances environnementales.

Grâce à l’implication de nos collaborateur·rice·s, aux valeurs que nous partageons (Respect – Innovation – Responsabilité) et à notre approche transversale en faveur de l’environnement, nous sommes en mesure, en tant qu’organisation, de nous adapter aux défis actuels et à venir, et d’atteindre notre vision à long terme.

Nous recherchons actuellement un (m/f/x) Administrative Assistant – EU 2024

Vous travaillerez à la division Direction générale, Département International et juridique.

Fonction

Vous êtes à la recherche d'un défi unique et passionnant et vous voulez contribuer à façonner la présidence belge de l'Union Européenne (UE) en 2024 ? Alors cette offre d’emploi est faite pour vous !

Au premier semestre de 2024, la Belgique assurera la présidence tournante du Conseil de l'UE et c’est la Région de Bruxelles-Capitale qui assumera la représentation de la Belgique au Conseil « Environnement ». Bruxelles Environnement va donc jouer un rôle majeur dans l’organisation de cette présidence.

Vous rejoindrez la Team Presidency2024 qui est attachée au Département international et juridique et assure, au sein de Bruxelles Environnement, la

coordination générale de la Présidence UE 2024. Vous assurerez également un appui à la Division Communication dans le cadre l’organisation des événements liés à la présidence (ex. Conseil informel) et dans la gestion de la communication qui y sera consacrée.

Vos missions

Support administratif :

  • Vous gérez les demandes entrantes (mails, téléphone, courriers) et les relayez en interne ;
  • Vous gérez les agendas, organisez les réunions et rédigez les PV ;
  • Vous rédigez, mettez en forme et envoyez les courriers et courriels ;
  • Vous répondez aux questions de tiers et de partenaires internes ou externes ;
  • Vous informez des procédures organisationnelles en vigueur ;
  • Vous participez à l'amélioration des procédures et des outils de gestion interne ;
  • Vous enregistrez et archivez les documents ;
  • Vous assurez le suivi administratif des projets ;
  • Vous contribuez à l’élaboration des bases de données ;
  • Vous rédigez des notes de synthèse ;
  • Vous assurez le reporting à la hiérarchie ;
  • Vous assurez les traductions en anglais, français ou néerlandais ou leur suivi auprès du service traduction.

Support logistique dans le cadre de l’organisation du Conseil Informel et autres évènements :

  • Vous réservez les hôtels et les moyens de transport ;
  • Vous réservez, aménagez et rangez les salles de réunion ou d’events ;
  • Vous organisez des visites de terrain et des excursions ;
  • Vous créez et gérez des listes de contacts, d’invité·e·s ou de participant·e·s ;
  • Vous envoyez des informations aux participant·e·s d’events (save-the-date, invitation, technical note / practical informations) et tenez un état des lieux des inscriptions ;
  • Vous suivez les accréditations, les inscriptions et la mise à disposition de badges ;
  • Vous assurez le suivi de la gestion et de l’accueil des délégations - liaisons officers (+ transports) ;
  • Vous assurez le suivi de demandes d’impression (affiches, listing, badges, etc.)
  • Vous établissez des bons de commande et réceptionnez les livraisons (catering,…).

Support budgétaire, de marché public et de subvention :

  • Vous donnez un appui dans la rédaction des cahiers des charges, l’analyse des offres et l’attribution des marchés ;
  • Vous prenez contact avec les prestataires ;
  • Vous réceptionnez, négociez et validez des devis ;
  • Vous assurez le suivi de contrats et de factures ;
  • Vous donnez un appui dans la gestion des subventions.

Profil

Diplôme*

Bachelier en Sciences politiques, Secrétariat de Direction, Office management, Communication, …

* Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l’équivalence de diplôme à votre candidature.

Expérience

  • Vous témoignez d’une expérience réussie de minimum 1 an dans une fonction similaire (assistant·e administratif·ve, management assistant…)
  • Une expérience en gestion de projet est un atout.

Connaissances

  • Vous avez un bonne connaissance des outils informatiques : MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Teams, Outlook, OneNote, …
  • Vous disposez d’une bonne capacité rédactionnelle.
  • Vous comprenez des textes et des conversations en néerlandais et parlez néerlandais.
  • Vous avez une bonne connaissance de l'anglais.
  • Vous connaissez les missions et valeurs de Bruxelles Environnement.

Compétences comportementales

  • Vous analysez de l’information de manière ciblée et critique.
  • Vous traitez les problèmes de manière autonome et êtes orienté·e solutions.
  • Vous vous adaptez facilement aux changements et aux circonstances variées.
  • Vous réagissez efficacement au stress et à la critique.
  • Vous travaillez aisément en équipe et contribuez à la bonne entente entre collègues.
  • Vous agissez de manière orientée service aux usager·ère·s ou bénéficiaires.
  • Vous montrez du respect envers les autres, la réglementation et l’environnement.
  • Vous développez continuellement vos connaissances et aptitudes professionnelles.
  • Vous êtes orienté·e résultats et vous atteignez vos objectifs.

Offre

  • Un contrat à durée déterminée de 18 mois avec possibilité d’intégrer une réserve de recrutement pour des contrats à durée indéterminée du même niveau
  • Un travail à temps plein
  • Un emploi au sein d’équipes motivées dans une administration éco-dynamique avec possibilité de télétravail
  • Un salaire selon les barèmes B101, de la fonction publique (pécule de vacances et prime de fin d’année)
  • Outre les services prestés dans le secteur public, il est possible de bénéficier d'une reconnaissance pour 6 ans maximum de services prestés dans le secteur privé ou comme indépendant.
  • Des chèques-repas (8 €)
  • Possibilité de prime de bilinguisme (via examen Selor)
  • Une formation continue
  • Un horaire flexible
  • Une assurance hospitalisation
  • Abonnement offert pour les transports en commun domicile - travail
  • Une prime vélo ou possibilité de vélo d’entreprise
  • 35 jours de congés par an (sur base d’un régime de travail à temps plein)
  • Possibilité d’inscription dans la crèche à proximité

Intéressé.e ?

Postulez au plus tard le 30/01/20232 (CV et lettre de motivation) via le bouton POSTULER.

Bruxelles Environnement garantit une procédure de sélection sans discrimination, sur base des compétences requises. 
Parce que la diversité, c’est dans notre nature… »

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