Chargé·e de gestion adjoint·e à la direction - responsable administratif·ve et financier·ère (H/F/X)

Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Le Musée L, musée universitaire de Louvain, est un musée public et universitaire qui conserve et expose les collections universitaires artistiques et scientifiques (archéologiques, histoire de l’art, anthropologiques, scientifiques) de l’UCLouvain et réalise des expositions temporaires. Il accueille des publics diversifiés.
Le Musée L est reconnu et subsidié par la Fédération Wallonie-Bruxelles, et par la Région wallonne pour l’aide à la promotion de l’emploi (APE) dans le cadre de l’ASBL Musée Art Présent Passé (MAPP).
Le Musée L est rattaché à l’institut des civilisation arts et lettres (INCAL) comme plateforme technologique pour interagir au niveau de l’enseignement, de la recherche et du service à la société.
Il est également un acteur culturel dynamique de l’UCLouvain et de sa région. Il est lié à de nombreux réseaux partenaires (Fédération tourisme, MuseumPASS, Musées et sociétés en Wallonie,…).

Activités

Le/la chargé.e de gestion travaillera de manière étroite avec la direction, afin de réaliser le suivi quotidien des matières administratives et financières de la plateforme tout en participant à la vision du développement de la plateforme dans ses dimensions administratives et financières, afin d’assurer une gestion saine et soutenable. Cette fonction clef permet d’instruire les dossiers administratifs et financiers pour le Comité de gestion de la plateforme et le CA de l’ASBL MAPP.

Mission :

• Gestion financière et opérationnelle au niveau budgétaire de la plateforme MUSE avec l’aide d’une CLC (gestionnaire logistique comptable)
• Gestion financière et comptable de l’ASBL MAPP ainsi que la gestion administrative et contractuelle des ressources humaines de l’ASBL MAPP avec l’aide d’un secrétariat social
• Réalisation des volets budgétaires et administratifs pour les rapports d’activités des différents pouvoirs subsidiants
• Suivis administratifs au niveau des marchés publics, des assurances, du parc informatique et des équipements du musée

Tâches :

• Réalisation des budgets issus des différentes sources de subsidiations
• Présentation des budgets en comité de gestion de la plateforme et au CA de MAPP
• Assurer la comptabilité analytique en partie double Winbooks
• Assurer la veille administrative et le recueil des procédures administratives en ligne, l’établissement du calendrier administratif pour le rapport d’activités, le programme d’activité, le plan quinquennal
• Suivis administratifs des dossiers du personnel UCLouvain et MAPP (Informations et communications internes à l’équipe :  règlement de travail, congés, crédits temps, sécurité, rappel des procédures de prévention et protection au travail)
• Organisation administrative pour l’engagement de jobistes, l’accueil des stagiaires, des bénévoles de l’ASBL des Amis du Musée
• Organisation et préparation des instances de gestion (CA, AG) de l’ASBL MAPP

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau master en sciences de gestion ou tout autre master avec une expérience en gestion financière et/ou administrative
• Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, ...) ;
• Expérience de 3 ans en gestion financière et administrative
• Comprendre les objectifs et le contexte de travail
• Avoir le sens du service et développer des relations collaboratives
• Contribuer de façon positive aux échanges et interactions
• Travailler en autonomie en fonction de la situation
• Avoir une communication ouverte, veiller à la transmission des informations
• Orientation solution : apporter des réponses à des besoins spécifiques.
• Capacité d’organisation pour assurer le développement
• Orientation résultat : capacité de se concentrer sur les objectifs fixés de manière pragmatique en fonction des ressources disponibles
• Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur professionnelle
• Adaptabilité et polyvalence en fonction des besoins
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse
• Résistance au stress

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.