Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e) au Chef de Mission

Adjoint(e) exécutif(ve) au Chef de Mission

Ambassade du Canada à Bruxelles, Belgique

Emploi à durée indéterminée

Position temps plein (37.5 heures/semaine) EL-A3

Résumé des fonctions

L’Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e) fournit des services de soutien administratif au Chef de Mission (CdM) et au Service de la Politique étrangère et de la diplomatie (SPED) en :

• Exécutant des tâches administratives et de bureau comme le maintien de l’agenda du CdM et du répertoire de ses contacts, le traitement de la correspondance officielle interne et externe, y compris des lettres et des notes diplomatiques en français et anglais, la planification des réunions et des rendez-vous, y compris celle des équipements audio-visuels et informatiques, la préparation des documents de réunion et des rencontres, l’accueil des visiteurs, la rédaction de rapports, des procès-verbaux, des lettres, la création de  tableaux, et la coordination des demandes nécessitant l’approbation du CdM ou du gestionnaire du programme SPED; Préparant des voyages officiels, des visites, des activités d’accueil incluant la gestion des listes d’invitations et l’hébergement à l’extérieur de la capitale et parfois à l’extérieur du pays; Préparant des estimations de coûts et les demandes de paiement, en traitant les factures et assurant un suivi du budget des dépenses liées aux activités du CdM et du programme SPED, et en fournissant du soutien au CdM ou au gestionnaire du programme SPED pour la préparation des rapports budgétaires, des prévisions et des statistiques financières; Gérant les acquisitions de matériels et des inventaires; Répondant aux appels téléphoniques et aux courriels et en assurant la liaison avec les différentes missions diplomatiques, les administrations locales et les bureaux des hauts fonctionnaires; En menant et coordonnant certaines initiatives et activités au sein de la mission; Effectuant d'autres tâches au besoin.

Comment postuler?

Votre candidature doit être soumise via le lien ci-après.  Vous y trouverez également toutes les informations concernant les conditions d’emploi et critères de sélection.

Adjoint(e) exécutif(ve) principal(e) 113125-6 - Ambassade du Canada en Belgique et au Luxembourg (international.gc.ca)

Date de clôture : Dimanche 19 mars 2023 à 23h59 UTC/GMT +1:00

Senior Executive Assistant to the Head of Mission

Embassy of Canada in Brussels, Belgium

Indeterminate employment

Full-time position (37.5 hours/week) – LE-A3

Summary of duties

The Senior Executive Assistant provides administrative support services to the Head of Mission (HoM) and the Foreign Policy and Diplomacy Service (FPDS) by :

• Performing clerical and administrative duties such as maintaining the HoM’s calendar and contact directory, handling internal and external official correspondence, including letters and diplomatic notes in English and French, planning of meetings and appointments, including audio-visual and computer equipment, preparation of meeting materials and meetings, welcoming visitors, writing reports, minutes, letters, creating tables, and the coordination of requests requiring approval from the HoM or the FPDS Program Manager; Preparing official travel, tours, hospitality activities including managing invitation lists and accommodation outside the capital and sometimes outside the country; Preparing cost estimates and requisitions for payment, processing invoices and tracking the estimates of expenditures related to the activities of the HoM and the FPDS program, and providing support to the HoM or FPDS Program Manager in the preparation of budget reports, forecasts and financial statistics; Managing materiel and inventory acquisitions; Responding to phone calls and emails and liaising with various diplomatic missions, local governments and senior officials’ offices; Leading and coordinating specific initiatives and activities accross the mission; Performing other tasks as required.

How to apply?

Submit your application through the following link.  You will also find all conditions of employment and criteria of selection.

Senior Executive Assistant 113125-6 - The Embassy of Canada to Belgium and Luxembourg (international.gc.ca)

Closing date: Sunday, March 19^TH 2023 at 23:59 UTC/GMT +1:00