Offre d'emploi : Responsable administratif

Description de la fonction

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche deux Responsables administratifs (H/F/X) pour le SAJ de Bruxelles et le SPJ de Bruxelles. Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Participer à la polyvalence des tâches :

• Encoder dans IMAJ les décisions de prises en charge des Conseillers de l’aide à la jeunesse ainsi que tous les aspects de la gestion administrative qui en découle (ouverture livret pour allocations familiales, vérifications des factures et des déclarations de créances avant transmission à l’AGAJ). Endosser une fonction d’Administrateur Système en ce qui concerne IMAJ (modification des identités des jeunes, encodage des prises en charge, annulation d’encodages erronés, création de nouveaux prestataires, transfert vers autres SAJ ou SPJ).
• Assurer la réalisation de tâches de nature administrative en lien avec les situations individuelles prises en charge par le service. Gestion des locaux (réservation de salles pour les entretiens, les réunions). Assister le chef de service dans la gestion des problématiques liées au bon fonctionnement du bâtiment, en tant que personne de contact principale (ascenseurs, SIPPT, etc.).
• Assurer la gestion des frais et l’envoi des notifications/courriers/décisions de prise en charge de frais. Archiver les dossiers internes/externes (clôturés, enfants majeurs, dessaisissements, déjudiciarisation, etc.). Organiser la consultation des dossiers et des copies de documents (avocats, jeunes, parents, etc.).

Diriger la section administrative conformément aux directives du chef de service et à la dynamique de service :

• Participer au staff de direction en ce qui concerne l’organisation du service.
• Gérer le personnel de la section administrative (planifier les présences et absences des agents, planifier les congés annuels, organiser les réunions de travail avec l’équipe administrative, etc.).
• Répartir les tâches au sein de l’équipe administrative en fonction des plannings établis.
• Gérer les fournitures et les demandes de mobilier, avec l’appui du Service logistique de l’AGAJcmd : passer les commandes (remplir les bons), centralisation des demandes et appel d’offres (marchés publics), transmis à l’AGAJ, vérifications des factures.
• Être la personne de référence pour la section administrative vis-à-vis des prestataires et de l’AGAJ. Effectuer le travail de secrétariat de direction pour le chef de service.

Assurer la gestion des ressources humaines et la gestion du personnel :

• Être la personne de référence pour la gestion administrative des dossiers liés au personnel.
• Apporter un appui au supérieur hiérarchique en matière de gestion des ressources humaines (remplacements temporaires, gestion des absences, soutien au recrutement, …).
• Encoder les formations, chèques-repas et frais de déplacements.
• Gérer le volet ressources humaines du personnel (participer à l’évaluation des agents avec le Conseiller de l’aide à la jeunesse, monitorer les échéanciers relatifs aux absences du personnel, etc.).

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Descriptif du service

Le SAJ de Bruxelles est dirigé par un Conseiller (H/F/X) de l’aide à la jeunesse placé sous l’autorité hiérarchique du fonctionnaire dirigeant l’administration de l’aide à la jeunesse et du centre pour mineurs dessaisis. Le SAJ intervient à la demande des jeunes en difficulté ou en danger, ou de leurs familles, ou parce que des inquiétudes lui ont été transmises par une personne extérieure à la famille, par un service, par une école ou par le parquet.

Le SPJ de Bruxelles est dirigé par un Attaché à la direction (H/F/X) placé sous l’autorité hiérarchique du fonctionnaire dirigeant l’administration de l’aide à la jeunesse et du centre pour mineurs dessaisis. Le SPJ apporte une aide aux jeunes et aux enfants considérés en danger (c’est-à-dire dont la santé ou la sécurité est menacée) lorsqu’une aide visant à faire cesser la situation de danger n’a pas pu faire l’objet d’un accord au Service de l’Aide à la Jeunesse (SAJ) et que le tribunal de la jeunesse a dû intervenir pour imposer cette aide. Le SPJ est alors chargé de mettre en œuvre les décisions du tribunal de la jeunesse et, le cas échéant, celles de la chambre d’appel de la jeunesse. Il assure par ailleurs l’accompagnement des jeunes qui ont commis un fait qualifié infraction et pour lesquels le tribunal de la jeunesse intervient au niveau protectionnel.

Lieu(x) de travail

Administration générale de l’Aide à la Jeunesse et du Centre pour mineurs dessaisis

Service de l’aide à la jeunesse de Bruxelles

Rue de Birmingham 60 - 1080 Bruxelles

Service de protection de la jeunesse de Bruxelles

Rue de Bonne 66 - 1080 Bruxelles

Diplôme(s)

Vous êtes en possession du diplôme requis de Graduat/Baccalauréat ou de son équivalence reconnue par le Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur (BAC + Master) de la Communauté française au moment de la candidature.

Un Bachelier en sciences administratives et gestion publique ou en Secrétariat de Direction constitue un atout. Expérience(s) professionnelle(s)

• Requis

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 2 années dans une fonction administrative

• Atout(s)

Une expérience professionnelle en tant que responsable d’équipe constitue un atout.

Une expérience professionnelle dans l’utilisation du logiciel IMAJ constitue un atout.

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée dans l’attente d’un recrutement statutaire (CDI ARS)

Temps plein (38h/semaine)

Salaire et avantages

• Salaire

Echelle barémique : 250/1

Salaire annuel (indexé au 01/01/2023) :

Brut indexé minimum : 31.492,51 euros

Brut indexé maximum : 53.649,84 euros

Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement.

• Avantages

Chèques-repas

Rémunération salariale attractive

Pécule de vacances et allocation de fin d'année

Assurance hospitalisation à un tarif avantageux

Activités et avantages pour les enfants du personnel (journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, …)

27 jours minimum de congé par an

Congés entre Noël et Nouvel An

Travail valorisant au sein du service public

Equilibre entre vie privée et vie professionnelle

Télétravail possible (avec accord)

Indemnité de télétravail

Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail

Indemnité vélo

Compétences investiguées lors de l’entretien de sélection

• Compétences techniques

- Bonnes techniques d’expression écrite

- Bonnes techniques d’expression orale

- Connaissance élémentaire de Microsoft Word.

• Compétences comportementales

- Analyser l’information

- Résoudre des problèmes

- Soutenir

- Travailler en équipe

- Faire preuve de fiabilité

Attention ! Les compétences en gras et la motivation sont considérées comme particulièrement importantes et ont un poids plus important dans la cote finale (x2).

Postuler

Votre dossier de candidature doit comporter :

• un curriculum vitae actualisé et rédigé en français.

• une lettre de motivation.

• une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence.

A envoyer à  Chelsea SORIANO – recrutement.agaj@cfwb.be en mentionnant la référence O4 DD1 2021 072 - O4 DD1 2022 050 dans l’objet du mail jusqu’au 26 mars 2023 inclus.

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.

Les épreuves auront lieu entre avril et mai 2023.

Pour des questions relatives à la procédure : recrutement.agaj@cfwb.be

Pour des questions relatives au contenu de la fonction : recrutement.agaj@cfwb.be

Conditions de recevabilité

•  Expérience : Vous devez posséder  l’expérience  professionnelle appropriée. La vérification  de votre expérience se fait sur base de votre C.V.

• Diplôme : Vous devez être en possession du ou des diplôme(s) requis :

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise. http://www.equivalences.cfwb.be/

Pour les diplômes belges obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site www.selor.be).

• Critère de citoyenneté : Vous êtes belge ou ressortissant d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou ressortissant hors espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.

Egalité et diversité

Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles promeut la diversité et l’égalité des chances.

Vous présentez un handicap, un trouble ou une maladie et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Faites en mention dans votre acte de candidature en mettant en avant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien. Pour toute question sur les aménagements raisonnables : contactez le Service Inclusion par mail à inclusion(at)cfwb.be.