Offre d'emploi : Office manager /gestion administrative

 

 

OFFRE D’EMPLOI

 

DÉLÉGATION GÉNÉRALE DU QUÉBEC À BRUXELLES

 

 

 

Offre d’emploi – ATTACHÉ.E À L’ADMINISTRATION Descriptif

 

Inaugurée en 1972, la Délégation générale du Québec à Bruxelles a pour mandat d’assurer le rayonnement du Québec et la promotion de ses intérêts en Belgique, au Luxembourg, aux Pays-Bas et auprès des institutions européennes.

 

Contrat

 

Contrat à durée indéterminée (CDI), temps plein.

 

Poste

 

l’attaché(e) à l’administration est responsable de la gestion des ressources humaines, des ressources financières, des ressources matérielles, des immeubles, des services informationnels et de la sécurité.

 

Attributions

 

La personne qui occupera ce poste aura les responsabilités suivantes :

 

•          Gestion générale :

 

-Analyser, évaluer et conseiller la Cheffe de poste et les gestionnaires sur les orientations de gestion des ressources afin d’optimaliser la présence de l’Organisation sur le territoire.

 

 

 

•           Ressources humaines :

 

-Conseiller et informer les Ressources humaines du Ministère et la Cheffe de poste des nouvelles lois locales applicables aux conditions de travail des employés ;
-Effectuer le lien entre le secrétariat social et les ressources humaines du Ministère ;
-Assurer l’application des politiques et des conditions de travail relatives aux fonctionnaires dans un contexte d’affectation à l’étranger ;
-Analyser, conseiller et mettre en place les mécanismes de contrôle de la qualité des opérations de recrutement ;
-Assurer la production des salaires et de leur conformité ;
-Veiller à la gestion des dossiers du personnel et s’assurer du respect des données confidentielles.

 

 

•           Ressources financières :

-S’assurer du respect des directives ministérielles en matière de gestion des ressources financières. Superviser la conformité des dépenses ;
-Elaborer le budget de fonctionnement et en effectuer un suivi régulier. Procéder à la clôture de l’exercice financier.
-Assurer le suivi de la masse salariale.

 

 

•           Ressources matérielles et immeubles :

-Gérer les biens immobiliers et mobiliers de la DGQB (devis travaux, sécurité, inventaires, achats, négociations de contrats, fournisseurs …) dans le respect des politiques, normes et procédures en vigueur.

 

 

•           Ressources informationnelles :

            -Superviser l’ensemble des services techniques (informatique, téléphonie, sécurité).

 

 

•          Sécurité :
-Se charger de l’application des mesures de sécurité des personnes physiques et des bâtiments ;
-Intégrer dans la logistique des missions et évènements les mesures de sécurité appropriées.

Exigences

 

La personne candidate doit :

 

être titulaire d’un Master en gestion administrative, en droit du travail ou équivalent en école supérieure; maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); posséder une expérience obligatoire de 5 ans minimum dans un emploi similaire; posséder une formation en droit social et gestion administrative des entreprises; posséder des connaissances en matière de protocole et des pratiques administratives belges; avoir une connaissance des programmes de préparation des salaires; connaître les réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, Facebook); Qualités recherchées 

 

La personne recherchée a les qualités suivantes :

 

Autonomie; Discrétion; Polyvalence; Proactivité; Courtoisie et bon sens des relations interpersonnelles; Rigueur Capacités linguistiques

 

Bonne connaissance des langues française, néerlandaise et anglaise parlées et écrites.

Contexte et conditions d’emploi Les conditions du poste sont les suivantes :

 

Contrat à durée indéterminée (CDI) 35 heures par semaine Date d’entrée en fonction : 1er juin 2023 La personne retenue pourrait être appelée à travailler en dehors des heures habituelles de travail en fonction des activités de la représentation (célébrations de la fête nationale du Québec, missions ministérielles, activités liées à la Journée internationale de la Francophonie, etc.).

 

Admissibilité La personne recherchée doit satisfaire aux exigences légales lui permettant de travailler en Belgique.

 

Soumettre UNE candidature

Si le poste vous intéresse et que vous répondez aux exigences décrites dans l’offre d’emploi, transmettez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation rédigés en français (formats Word ou PDF) à catherine.henne@mri.gouv.qc.ca en inscrivant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.

Seuls les dossiers reçus avant le 29 mars 2023, à 23 h 59, heure de Belgique, seront considérés.

Nous vous remercions de l’intérêt porté au réseau des représentations du Québec. Bien que nous soyons ravis de recevoir votre candidature, nous contacterons seulement les personnes sélectionnées pour un entretien.