Assistant de direction (F/M/X)

Depuis 1994, Bruxelles Formation organise et gère la formation professionnelle des adultes francophones en Région bruxelloise. Le Service public de la formation professionnelle travaille avec un réseau de partenaires et dispose d’un centre d’information sur l’offre de formation (BF carrefour) ainsi que de 11 centres de formation. Au total, l’organisme emploie près de 600 personnes et forme, avec ses partenaires, plus de 20.000 personnes par an.

Les valeurs de Bruxelles Formations sont la satisfaction des stagiaires, la diversité, la collaboration, la reconnaissance et l’épanouissement du personnel, l’amélioration continue et la gestion du changement, la responsabilité sociétale et environnementale.

Pour mener à bien ses missions, Bruxelles Formation recherche régulièrement de nouveaux talents prêts à partager leurs connaissances et leur savoir-faire. Si vous possédez une expertise acquise sur le terrain et si vous êtes sensible à notre démarche, vous pouvez rejoindre nos rangs.

Pour sa Direction Générale et sa Direction Appui stratégique et transversal, Bruxelles Formation recrute et constitue une réserve de recrutement d'

Assistant de direction (F/M/X)

En tant qu'Assistant de direction, au sein d’une petite équipe, votre mission sera d'apporter un support administratif à la Direction générale et à la Direction Appui stratégique et transversal en termes d'organisation du bureau, de gestion du temps, de suivi de dossiers et de réunions, de relations avec divers interlocuteurs :

• vous gérez les agendas et les appels téléphoniques internes et externes ;
• vous rédigez les courriers et les procès-verbaux de réunions ;
• vous aidez à la gestion et au suivi des décisions relatives aux dossiers et à la transmission des réponses des Directions/Services apportés aux demandes de la Direction générale ;
• vous préparez les réunions et les dossiers relatifs à la recherche d'informations nécessaires, en ce compris la création et la mise en forme de documents ;
• vous organisez le classement papier et électronique de la Direction générale ;
• vous assurez l'accueil des visiteurs et les divers contacts ;
• vous gérez la base de données de contacts ;
• vous assurez un soutien aux tâches de prévision et d'encodage budgétaire dans l'outil de gestion intégré de Bruxelles Formation ;
• vous participez à l'organisation d'évènements au sein de Bruxelles Formation et avec des partenaires externes.

Vos compétences & connaissances

Vous disposez :

• d'une maîtrise de l'outil bureautique courant (Microsoft Office, internet,…) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Google Suite, …),
• d'excellentes capacités rédactionnelles et de communication ainsi qu'une excellente orthographe,
• d'un bon esprit d'analyse et de synthèse,
• d'une grande rigueur et d'un sens de l'organisation (respect des objectifs et des délais),
• d'une capacité à travailler en équipe et de façon autonome,
• d'une adaptabilité à un environnement de travail varié,
• d'une résistance au stress et de flexibilité.

La discrétion, la confidentialité, l'assertivité et la ponctualité sont des qualités essentielles.

La connaissance du néerlandais constitue un atout.

Les conditions de recrutement

Vous disposez :

• d’une excellente maîtrise du français, langue véhiculaire de Bruxelles Formation,
• d’une expérience probante de 2 ans dans une fonction d'Assistant de direction;
• d'un bachelier "Assistant de direction" ou d'une certification professionnelle telle que figurant ci-dessous :
  • Certificat d’apprentissage délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum,
  • Diplôme de chef d’entreprise délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d’accès est le CESS,
  • Diplôme de coordination et d’encadrement délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d’accès est le CESS,
  • Certificat de compétences acquises en formation (CeCaf) délivré par un opérateur public de formation (Bruxelles Formation, IFAPME, le FOREM ou le SFPME) de Niveau 5 CFC/CEC minimum,
  • Titre de compétence délivré par le Consortium de validation des compétences de Niveau 5 CFC/CEC minimum.

Nous offrons

• un travail plein de défis et d’opportunités au sein d’une institution bienveillante, au service de la formation pour les chercheurs d’emploi de la région bruxelloise,
• des opportunités de formation,
• un salaire barémisé avec 2 années d’ancienneté de 2.880,34 € à l’indice actuel des prix à la consommation,
  L’ancienneté peut être valorisée à concurrence de 6 ans d’expérience dans le secteur privé (ou indépendant) et pour le total des années prestées dans le secteur public.
• 35 jours de congés annuels,
• des lunchs pass de 8 € par jour de travail,
• le remboursement des frais de déplacement domicile-travail via les transports en commun,
• un horaire flexible,
• des possibilités de télétravail (sous certaines conditions).

Processus de sélection

1. Des épreuves informatisées portant sur vous connaissances techniques en lien avec la fonction (tests Outlook, Word, Excel et de rédaction).

2. Un entretien avec le jury portant sur les compétences requises pour la fonction.

Bruxelles Formation se réserve le droit d’ajouter, de supprimer ou de regrouper l’une ou l’autre épreuve.

Bruxelles Formation promeut la diversité au sein de ses équipes et garantit une procédure de sélection objective sans distinction d’âge, de sexe, d’origine, de conviction, de nationalité, de handicap, etc. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous en informer lors de votre candidature. Nous veillerons à vous faire participer aux sélections dans les meilleures conditions possibles.

Pour postuler

Faites-nous parvenir votre candidature (lettre de motivation et C.V. actualisé détaillé) pour le 5 avril 2023 au plus tard, via notre formulaire en ligne.