Offre d'emploi : Gestionnaire Front Urgences

Les Cliniques universitaires Saint-Luc réalisent près d'un million de contacts patients par an et 35.000 hospitalisations classiques et 7.000 hospitalisations chirurgicales de jour. Le service des Admissions joue un rôle clé dans l'accueil et la prise en charge administrative du patient. Le rôle Administratif se concentre en particulier sur l'identification des patients (identito-vigilance) et l'identification de leur assurabilité, importante pour la sécurité financière du patient et celle des Cliniques. Le service intervient au premier contact et accompagne le trajet patient dès la planification ou l'admission du non-programmé jusqu'à la mise en ordre des dossiers après une hospitalisation. Il intervient dès le premier contact et jusqu'à la mise en ordre des dossiers après une hospitalisation. Fort d'environ 40 personnes, le service des Admissions est actif 24/7 et 365 jours par an, grâce à ses accueils répartis aux portes d'entrée de l'hôpital (urgences, hospiday, admission centrale).

Nous recherchons un (m/f) Gestionnaire Front Urgences

Description de la mission

En tant que gestionnaire front urgences, vos activités sont:

• Participer activement à l'accueil et à l'orientation personnalisée du patient et ses accompagnants à leur arrivée;
• Assurer la gestion administrative de ces patients
• Inscrire et générer, le cas échéant, un dossier de base d’urgence;
• Informer le patient sur les étapes prévues de son passage aux urgences;
• Connaître et appliquer dans le respect des priorités et procédures établies les activités suivantes:
  • Prendre les décisions adéquates en cas de non-assurabilité dans le respect des normes institutionnelles et des contraintes médicales avec l’appui du Responsable Opérationnel. Assurer une communication fonctionnelle optimale avec les équipes de terrain à ce sujet;
  • Enregistrer les dépôts/retrait du coffre;
  • Gérer les entrée de nuits;
  • Pour les patients se présentant pour un accueil ambulatoire en dehors des heures d'ouverture de l'admission centrale: autoriser ou non le passage en consultation selon les normes institutionnelles pour les patients qui ne sont pas/plus couverts par une mutuelle;
  • En cas de panne système partielle ou totale, prévenir la hiérarchie et appliquer les procédures qui permettent de sauvegarder la fiabilité des données et garantir autant que possible la fluidité du flux de patients.
• Assurer l'efficacité et la pertinence des procédures et des informations « Patients » et des informations données aux patients:
  • Répondre aux appels téléphoniques
  • Permettre l'indexation des documents dans le dossier administratif des patients;
• Gérer l’administration du dossier;
• Commander les ambulances;
• Prendre contact avec les mutuelles;
• Réaliser efficacement la clôture administrative des dossiers;
• Veiller et répondre, sur base d’une check-list, aux impératifs de la facturation;
• Assurer l’efficacité et la pertinence des procédures et des informations « Patients » et des informations données aux patients:
• Permettre l’indexation des documents dans le dossier administratif des patients;
• Ces activités menées en collaboration directe avec les infirmiers dont en premier lieu l'IAO et le médecin référent chargé de superviser le fonctionnement de ce service et la gestion du flux.

Profil

Savoir et savoir-faire:

• Bachelier (secrétaire médicale, communication, relations publiques, …) ou humanités supérieures avec une expérience probante en gestion administrative (en milieu hospitalier) (tout nouveau recrutement) ou une formation administrative en interne
• Bonne connaissance du néerlandais oral, l’anglais est souhaitable
• La connaissance d’une autre langue (arabe, espagnol, turc …) est un atout

Savoir-être:

• Le poste est accessible à des jeunes diplômés
• Une expérience en gestion administrative en milieu hospitalier est un atout
• Volonté de travailler en inter-métier dans un but commun
• Enthousiasme, calme et diplomatie
• Posséder la réactivité nécessaire à l’observation et à la prise de décision: pouvoir traiter et analyser des informations de façon pertinente
• Savoir évaluer et tenir compte de la charge de travail de l’équipe, des impondérables
• Présenter une tenue et un langage discret et respectueux
• Accepter comme un plus les évaluations liées à cette nouvelle fonction (capacité à apprendre et à gérer ses apprentissages)
• Capacité d’adaptation à travailler dans un rythme soutenu - être résistant au stress
• Flexibilité (tant au niveau des tâches que des horaires)
• Etre rigoureux, précis, consciencieux et fiable
• Faire preuve de diplomatie et de discrétion
• Etre orienté « service »: Sens aigu de l’accueil - Priorité donnée aux patients

Spécificité du poste
Horaires variables possibles

• 6h30-14h36
• 7h00-15h06
• 8h00-16h06
• 10h00-18h06
• 13h30-21h06
• 15h00-23h06
• 21h00-7h00

Avantages
Nous vous offrons :

•  Un package salarial attractif : reprise de votre ancienneté valorisée dans la fonction, sursalaire supérieur au taux minimal de la commission paritaire en cas de prestations irrégulières, prime de fin d’année
• Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie
• Une ambiance conviviale, multidisciplinaire et riche de sens
• Un accès à de nombreuse formations pour le développement continu de vos compétences
• Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne
• Un site arboré facilement accessible (transports en commun ou parking gratuit) et des commerces de proximité (alimentation, pharmacie)
• 20 jours de congés légaux additionnés de 4 jours de congés propres au secteur et de 4 jours de congés extra-légaux

https://www.youtube.com/watch?v=TmU1W2kV6u0