Administratieve en commerciële assistent (m/v) tweetalig NL-FR / Assistant·e administratif·ve et com

1.           CONTEXT - CONTEXTE

Quick Optic Belgium, sinds 40 jaar verdeler van monturen en brillen, is een toonaangevende speler in de optiekwereld. Kwalitatieve producten en uitstekende diensten en adviezen aan de klant vormen de basis van ons succes als familiebedrijf.

Wij zijn op zoek naar een interne administratieve en commerciële assistent (m/v) die het bevoorrecht aanspreekpunt zal zijn voor de klanten en zijn/haar 5 collega’s om een optimaal administratief en operationeel beheer te garanderen en zo de activiteiten van het bedrijf te ondersteunen.

Als administratieve en commerciële assistent (m/v) integreer je je in deze KMO, gekend voor zijn dienstverlening en klantvriendelijkheid. Je rapporteert aan de Directeur en biedt een echte ondersteuning op alle niveaus van de bedrijfsactiviteiten.

 

Quick Optic Belgium, distributeur de lunettes et de montures depuis 40 ans, est un acteur incontournable dans le monde de l'optique. Des produits de qualité, d'excellents services et conseils au client : c'est la base de son succès en tant qu'entreprise familiale.

Nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve et commercial·e interne qui sera le point de contact privilégié des clients et de ses 5 collègues pour garantir une gestion administrative et opérationnelle optimale et ainsi soutenir les activités de l’entreprise.

En tant qu’assistant·e commerciale et administratif·ve, vous vous intégrerez au sein de cette PME reconnue pour le sens du service et de la convivialité. Vous dépendrez du Directeur et apporterez un réel soutien à tous les niveaux du fonctionnement de l’entreprise.

 

2.           VOORNAAMSTE TAKEN - MISSIONS PRINCIPALES

-             Een professioneel en kwalitatief telefonisch onthaal verzorgen in alle omstandigheden.

-             Alle vragen van de klanten behandelen: de onafhankelijke optiekers in België, alsook de optimale opvolging ervan verzorgen.

-             De ontvangst en het verzenden van goederen met nauwkeurigheid beheren (nazicht, kwaliteitscontrole, opbergen,...)

-             De bestelbonnen ontvangen en verwerken (codering, voorbereiding van de artikelen, bestellingen leveranciers, goedkeuring van de bestelbonnen, verzenden,...)

-             De gegevens in de verschillende programma’s en bestanden integreren en structureren om de voorraad te beheren en de website up-to-date houden

-             De beschikbare communicatie-tools eigen maken en dynamiseren (publicaties op sociale media, opstellen en verdelen van nieuwsbrieven,...)

-             Ondersteuning van het management om de algemene coördinatie van het bedrijf te vergemakkelijken (voorbereiding van informatie, briefwisseling, algemeen secretariaat, opvolging van bepaalde conformiteiten met betrekking tot de sector of specifieke regelgevingen)

 

-             Assurer un accueil téléphonique de qualité et professionnel en toutes circonstances

-            Prendre en charge toutes les questions des clients : les opticiens indépendants de Belgique, et en assurer un suivi optimal

-             Gérer les réceptions et envois de marchandises avec rigueur (vérification, contrôle qualité, rangement, …)

-             Réceptionner et traiter les bons de commandes (encodage, préparation des articles, commandes fournisseurs, validation des bons de commandes, envoi,…)

-             Intégrer et structurer des données dans différents programmes et fichiers afin de maintenir la gestion du stock et le site web parfaitement à jour

-             S’approprier et dynamiser les outils de communication disponibles (publications sur les réseaux sociaux, rédaction et diffusion des newsletters,…)

-             Etre le support de la direction pour faciliter la coordination générale de l’entreprise (préparer des informations, correspondance, secrétariat général, suivi de certaines conformités liées au secteur ou de règlementations spécifiques)

 

3.           GEWENST PROFIEL - PROFIL SOUHAITE

-             Je beschikt over een opleiding directie assistent(e) of commercieel assistent(e) of gelijkaardig door ervaring.

-             Je bent perfect tweetalig Nederlands / Frans

-             Je beheerst MS Office en hebt affiniteiten met het beheren van verschillende computerprogramma’s (kennis van een ERP of databases is een pluspunt)

-             Je bent polyvalent en flexibel wat de taken betreft die je worden toebedeeld.

-             Je toont een uitstekend commercieel inzicht, houdt van telefonische contacten en kan je perfect aanpassen aan je gesprekspartner

-             Je kunt georganiseerd zelfstandig werken maar hebt ook een echte teamgeest

-             Je legt gemakkelijk contact, toont grote kwaliteiten van actief luisteren en bent “oplossingsgericht”

-             Je drukt je perfect mondeling als schriftelijk uit, zowel in het Frans als in het Nederlands om de boodschap duidelijk over te maken, en dit steeds in het belang van de klant.

-             Je hebt al ervaring met digitale communicatie-tools

-             Je hebt een enthousiaste, positieve, gastvrije en vindingrijke persoonlijkheid, maar maakt geen concessies wat striktheid en organisatie betreft.

 

-             Vous disposez d’une formation d’assistant.e de direction, ou d’assistant.e commercial.e ou équivalent par expérience

-             Vous êtes parfaitement bilingue Néerlandais / Français

-             Vous maitrisez MS Office et avez une affinité avec la gestion de différents programmes informatiques (la connaissance d’un ERP ou de bases de données est un atout)

-             Vous êtes polyvalent·e et flexible dans les tâches qui vous sont confiées

-             Vous faites preuve d’un excellent sens commercial, vous aimez les contacts téléphoniques et vous vous adaptez parfaitement à votre interlocuteur

-             Vous êtes capable de travailler seul·e de manière très organisée mais disposez d’un vrai esprit d’équipe

-             Vous avez le contact facile, témoignez de grandes qualités d’écoute active et êtes orienté·e « solutions »

-             Vous vous exprimez parfaitement oralement et à l’écrit tant en français qu’en néerlandais pour délivrer un message clair, toujours dans l’intérêt du client

-             Vous avez déjà utilisé des outils de communication digitaux

-             Vous avez une personnalité enthousiaste, positive, accueillante et débrouillarde mais vous ne faites pas de concessions sur la rigueur et l’organisation

 

4.           WAT WIJ AANBIEDEN - CONDITIONS DE TRAVAIL

Quick Optic bied je een voltijds of deeltijd contract van onbepaalde duur aan.  Een aantrekkelijk loon en een vriendelijke en familiale werkomgeving. Je zult tewerkgesteld zijn in Genval.

Stuur je motivatiebrief en CV door naar baptiste.vanderbecken@quickoptic.be

Quick Optic vous offre un contrat à durée indéterminée, à temps plein. Un salaire attractif et un environnement de travail convivial et familial. Le lieu de travail est situé à Genval.

Envoyez votre lettre de motivation et votre CV à : baptiste.vanderbecken@quickoptic.be

Quick Optic Belgium - Avenue Albert 1er 155 - 1332 Genval - www.quickoptic.eu