Administrateur/trice du Quartier Opératoire

Les Cliniques de l’Europe sont à la recherche d’un(e)

Administrateur/trice du Quartier Opératoire

Sur les sites de Ste-Elisabeth et de St-Michel

Les Cliniques de l’Europe forment un ensemble hospitalier de référence pour Bruxelles et ses environs. En tant qu’hôpital général multilingue, nous offrons des soins globaux et ce, sur nos trois sites : Ste-Elisabeth à Uccle, St-Michel à Etterbeek/Quartier Européen et le Bella Vita Medical Center à Waterloo.

Grâce à une collaboration étroite entre nos 300 médecins spécialistes et nos 1800 membres du personnel, nous prenons en charge chaque jour près de 2500 patients pour poser un diagnostic précis, offrir un traitement adapté ainsi que des soins appropriés et personnalisés. Pour ce faire, nous utilisons des technologies médicales de pointe, dans une infrastructure moderne qui nous permet d’offrir à chaque patient des soins de haute qualité en toute sécurité et dans le plus grand confort possible.

Le quartier opératoire est composé de deux blocs opératoires, 10 salles d’opération sur le site de Ste Elisabeth et 7 salles d’opération sur le site St Michel. En moyenne cela représente, x interventions par semaine et y interventions par an. L’ensemble des spécialités chirurgicales sont représentées, abdominale, vasculaire, gynécologie-obstétrique, ORL, ophtalmologie, orthopédie-traumatologie, chirurgie de la main, esthétique-plastique et reconstructrice, maxillo-faciale, urologie, neurochirurgie, thoracique et chirurgie cardiaque, et la chirurgie robotique.

Le quartier opératoire est un système complexe opérationnel 24h/24 et 7j/7, qui combine une activité chirurgicale de jour, une activité chirurgicale en hospitalisation classique, programmée ou non-programmée. Véritable moteur de l’institution hospitalière, il doit être géré et organisé de manière optimale pour prendre en charge un volume considérable de patients en sécurité et en offrant des soins de haute qualité.

L’administrateur/trice du quartier opératoire travaille directement sous l’autorité du directeur médical. Il/Elle a pour fonction d’optimiser le fonctionnement des deux blocs opératoires en coopération avec les anesthésistes, les chirurgiens et les infirmiers et en coordination avec l’ensemble des services supports (stérilisation, pharmacie, magasin,….).

Vos responsabilités

Ayant développé une excellente connaissance du bloc opératoire, il/elle est chargé de ses aspects de gestion organisationnelle, administrative, stratégique et financière. Il/Elle a également développé une connaissance de la gestion des flux et peut apporter un regard extérieur mais néanmoins précis sur les flux patients, matériels, financiers, informations, communication au sein du bloc.

L’administrateur(trice) du bloc opératoire est le/la responsable du budget. Il/Elle est en outre responsable de toute l’infrastructure et du support opérationnel du bloc (que ce soit en matière de logistique, infrastructures techniques, équipements médicaux & soignants, informatique et entretien ménager). Il est le garant de la qualité des aspects administratifs et légaux (entre autres l’agrément). Il a également en charge toute la communication pour tous les aspects administratifs et opérationnels.

Activités principales

1) Composante administrative.

· S’assurer de fournir les indicateurs pertinents à la direction médicale, au bureau du quartier opératoire et aux chefs de service afin qu’ils puissent prendre des décisions stratégiques de même qu’optimiser les processus opérationnels

· Vérifier, corriger, optimiser la collecte des données

· Veiller à la mise en place d'un système de gestion informatique au sein du quartier opératoire

· Assurer la bonne communication au sein du Quartier Opératoire

· Mettre à jour le règlement d’ordre intérieur (ROI)

· S’assurer du respect de la législation dans les matières qui concernent le bloc opératoire et la chirurgie de jour en ce compris le respect des normes d’hygiène hospitalière.

· Être l’interlocuteur privilégié en matière de prévention et sécurité.

 

2) Composante organisationnelle.

Il est responsable de la gestion de l'infrastructure en collaboration avec le service technique et de la gestion des équipements médicaux en collaboration avec le service biomédical. Dès lors, il a la responsabilité d’analyser les outils existants (infrastructure et équipements), contribuer, construire, proposer et mettre en œuvre des projets innovants d’optimisation pour améliorer et renforcer la productivité et la qualité de leur fonctionnement.

Pour ce faire, il :

· Conçoit, prépare, structure et accompagne les processus de changement en anticipant leurs conséquences sur les aspects humains, technologiques, financiers, informatiques, et de sécurité. Il rédige et diffuse si besoin de nouvelles procédures organisationnelles

· Anticipe l’évolution générale de la structure (rénovation des salles, travaux du bloc, maintenance et état des équipements, actualisation d’organigramme, circuits d’information, système de gestion, systèmes informatiques, …)

· Développe, et coordonne les projets de modification avec les équipes concernées

· S’assure de l’optimisation et l’harmonisation des postes de travail, des fonctions, des procédures en collaboration avec la direction médicale, la direction des soins et le bureau du quartier opératoire

· Veille à ce que l’implantation de matériels, de locaux, de postes de travail, de technologies nouvelles se fasse de manière optimale

3) Composante stratégique.

· Il participe à l'élaboration de la stratégie avec lu bureau du quartier opératoire ainsi qu'à l’établissement des objectifs; à ce titre il est responsable du contenu des dossiers

· Il mène les projets du plan stratégique pour lesquels il a été désigné leader et il en assume la pleine responsabilité. Dans ce cadre-là, il doit définir le mandat de projet, puis le rétroplanning d’actions, il doit également s’entourer d’une équipes multi-métiers et s’assurer que le planning est bien suivi. Il a la responsabilité de remonter à la direction médicale et au bureau du quartier opératoire tout risque ou tout délai aussitôt qu’ils surviennent.

4) Composante financière.

· Il élabore le budget de fonctionnement et le budget d'investissement

· Il assure le suivi et le contrôle budgétaire : dépense de fonctionnement, de personnel et d'investissement en collaboration directe avec l’aide des business analysts.

· Il contrôle le processus de facturation, s’assure de son exhaustivité et de son efficience. Il élabore et met en place les procédures et les recommandations d’optimisation

· Il suit le cadre du personnel en collaboration avec le chef infirmier du bloc opératoire

· Il participe à la négociation des achats des équipements

· Il est l’interlocuteur privilégié en matière de financement du bloc opératoire et de la chirurgie de jour

Spécificités de la fonction

Horaire (+ week-end éventuel) : Le travail devra s’effectuer principalement dans la tranche horaire de 8h00-19H00 en fonction des besoins. Néanmoins, étant donné que il/elle occupe un poste de confiance une exécution adéquate de ses tâches et de ses responsabilités pourra requérir qu’il/elle exerce des heures complémentaires et/ou supplémentaires à son horaire normal de travail, voire qu’il travaille le samedi et/ou le dimanche de manière limitée.

Une présence régulière, quasi-quotidienne, au sein du bloc opératoire est très importante

Votre profil

· Diplôme universitaire

· Préférablement en sciences de gestion ou équivalent.

· Minimum 5 ans d’expérience professionnelle

· Une expérience en gestion d’équipe et une expérience dans le domaine des soins de santé et plus particulièrement des blocs opératoires sont des atouts importants.

· Expérience de gestion de projets

· Expérience d’optimisation de système

· Excellente maîtrise de l’environnement informatique et notamment des logiciels de la suite MS Office

· Capacité d’analyse de données et de reporting

· Compétences relationnelles

· Communication fluide et assertive

· A l’aise avec la gestion de conflit

· Résilience/Résistance au stress

· Bilinguisme FR/NL indispensable

· Bonnes notions d’anglais

Offre

Nous vous offrons un contrat à durée indéterminée à temps plein, dans un hôpital moderne et de qualité.Outre une rémunération barémique garantissant une évolution salariale annuelle, une prime d’attractivité et de fin d’année, ains qu’une sécurité de l’emploi au sein d’un hôpital qui place le patient et son personnel au centre de ses préoccupations, nous vous offrons :

· Une assurance hospitalisation DKV en Belgique et à l’étranger

· Formations internes et externes intégralement prises en charge en ce compris les spécialisations et master complémentaires pertinents

· Formations linguistiques gratuites en groupe ou en immersion

· Prise en charge par l’hôpital d’une partie du coût des repas

· 1 jour de congé d’ancienneté supplémentaire tous les 5 ans, sans limite maximale

· Frais de transport pris en charge (abonnements transports en commun, vélo, voiture)

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La diversité dans toutes ses dimensions est une valeur essentielle aux Cliniques de l’Europe. Nous sommes persuadés que le genre, l’origine, l’âge, l’orientation sexuelle, la philosophie de vie, ou le handicap sont autant d’éléments qui constituent notre individualité et la force de nos équipes.