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Cette offre a expiré

Administrative Assistant, QHS (M/F/X)

Employeur
TUC RAIL
Lieu
Bruxelles (BE)
Date de clôture
22 juil. 2023

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Fonction
Administration / Secrétariat, Administration générale
Secteur
Bureau d'étude / Engineering
Type de contrat
CDI
Temps de travail
Temps plein
Niveau d'expérience
2 à 5 ans d'expérience
Langue(s) souhaitée(s)
Français, Néerlandais

Détails de l'offre

(Zie Nederlandstalige versie onderaan)

Au sein de TUC RAIL, le département QHS est actif dans les domaines suivants :

  • Quality & Risk - Key Performance : responsable du système de gestion de la qualité, du suivi des KPI et des audits dans le cadre, notamment, de la certification ISO
  • Safety & Prevention :
  1. Service Interne pour la Prévention et la Protection: Conseiller en prévention responsable du bien-être et de la sécurité du travail au niveau de l’organisation
  2. Gestion des agréments médicaux du personnel de sécurité
  3. Coordination de la sécurité en phase projet et réalisation, de la sécurité au travail ainsi que de la sécurité d’exploitation dans le cadre des programmes
  4. Rail Safety relative à la sécurité ferroviaire fortement réglementée, aux formations de sécurité et à la certification nécessaire (brevets de sécurité)
  • Systems, Certification & RAMS Engineering : nous mettons en œuvre les processus adéquats pour assurer une infrastructure ferroviaire sûre, interopérable et répondant aux besoins du client.

Pour ce département, nous recherchons un.e Assistant.e Administratif.ve qui intégrera l’équipe administrative « Support ». Tu seras –selon les activités et circonstances– responsable ou back-up au sein de cette équipe. Celle-ci couvre entre autres :

  • Support administratif général du département (organisation de réunions, établissement des procès-verbaux, communication générale, traduction, gestion documentaire, commandes diverses, etc.)
  • Gestion des formations de sécurité et des certifications nécessaires (brevets de sécurité), ainsi que le suivi et la mise à jour de tous les documents qui s’y rapportent (instructions, modèles, ...) 
  • Etablissement des désignations pour les Coordinateurs sécurité internes et externes
  • Gestion des incidents/accidents (tenue de registre, PV, communication, etc.)
  • Assistance pour les accueils des nouveaux collaborateurs
  • Gestion et suivi médical du personnel de sécurité TUC RAIL
  • Participation au Knowledge Management général (création d’e-learning, etc.).

 Ces activités sont en forte interaction aussi bien avec nos départements internes qu’avec des parties prenantes externes à TUC RAIL.

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Binnen TUC RAIL is het departement QHS actief op de volgende domeinen:

  • Quality & Risk - Key Performance: verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagementsysteem, de opvolging van de KPI’s en de audits in het kader van onder meer de ISO-certificering
  • Safety & Prevention:
  • Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: preventieadviseur verantwoordelijk voor welzijn en veiligheid op het werk op organisatieniveau
  • Beheer van de medische erkenning van het veiligheidspersoneel
  • Coördinatie van de veiligheid in de ontwerp- en verwezenlijkingsfase, van de veiligheid op het werk en van de exploitatieveiligheid in het kader van de programma’s
  • Rail Safety met betrekking tot de sterk gereglementeerde spoorwegveiligheid, de veiligheidsopleidingen en de nodige certificering (veiligheidsbrevetten)
  • Systems, Certification & RAMS Engineering: wij implementeren de geschikte processen voor een veilige en interoperabele spoorweginfrastructuur die voldoet aan de behoeften van de klant.

Voor dit departement zijn wij op zoek naar een Administratieve Assistent.e die het administratieve “Support”-team komt versterken. Je bent – afhankelijk van de activiteiten en omstandigheden – verantwoordelijke of back-up binnen dit team. Dit omvat onder andere:

  • Algemene administratieve ondersteuning van het departement (organisatie van vergaderingen, opstellen van processen-verbaal, algemene communicatie, vertaling, documentbeheer, diverse bestellingen, enz.)
  • Beheer van de nodige veiligheidsopleidingen en certificeringen (veiligheidsbrevetten), en opvolging en bijwerking van alle bijbehorende documenten (instructies, templates, ...) 
  • Opstellen van de aanduidingen voor interne en externe Veiligheidscoördinatoren
  • Beheer van incidenten/ongevallen (bijhouden van register, PV’s, communicatie, enz.)
  • Assistentie bij het onthaal van nieuwe medewerkers
  • Beheer en medische opvolging van het veiligheidspersoneel van TUC RAIL
  • Deelname aan algemeen Knowledge Management (creëren van e-learnings, enz.).

Deze activiteiten hebben een sterke interactie met onze interne departementen en met externe stakeholders van TUC RAIL.

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(Zie Nederlandstalige versie onderaan)

Profil recherché

  • Tu es en possession d’un Bachelor, ou équivalent en expérience  
  • Tu as au moins deux ans d’expérience dans la gestion administrative
  • Tu es communicatif.veassertif.ve et diplomate dans tes contacts personnels
  • Tu es méthodique et persévérant.e dans la mise en œuvre des processus existants
  • Tu as conscience des enjeux liés à la sécurité et tu assures ainsi le sérieux de tes activités dans ce contexte
  • Tu as une très bonne connaissance du français et du néerlandais
  • Tu maîtrises les applications de MS Office (Excel, Word, …) et tu apprends facilement à travailler avec des outils informatiques spécifiques.

Notre offre 

Un job unique, dans un environnement ouvert, où la communication et l’autonomie sont stimulées dans une ambiance collégiale. Vous collaborez à des projets importants en termes de mobilité durable pour toute la société. 

Flexibilité avec le focus sur un bon équilibre vie privée – vie professionnelle (horaires flottants, télétravail jusqu’à 3 jours par semaine, mise à disposition de matériel informatique pour la maison), un contrat à durée indéterminée, un salaire attractif et un bonus basé sur vos performances annuelles, une assurance hospitalisation et assurance groupe, des chèques repas, un plan de carrière accompagné de formations, 20 jours de congé et 13 jours de repos compensatoire (si prestations temps plein), etc.

La diversité au sein des équipes représente une plus-value sur laquelle nous mettons l’accent. 

Nous encourageons tout le monde à postuler, indépendamment de son orientation sexuelle, sexe, identité, expression de genre, handicap, …

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Gewenst profiel

  • Je hebt een bachelordiploma, of gelijkwaardig door ervaring  
  • Je hebt minstens twee jaar ervaring in administratief beheer
  • Je bent communicatief, assertief en diplomatisch in je persoonlijke contacten
  • Je bent methodisch en volhardend in de toepassing van bestaande processen
  • Je bent je bewust van het belang van veiligheid en neemt je activiteiten in dit verband serieus
  • Je hebt een heel goede kennis van het Nederlands en het Frans
  • Je bent vertrouwd met de MS-Office-toepassingen (Excel, Word, …) en je kunt gemakkelijk leren werken met specifieke IT-tools.

Wat bieden wij ?

Een unieke job in een open en communicatieve omgeving waar autonomie gestimuleerd wordt. Meewerken aan belangrijke projecten die bijdragen aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving. 

Flexibiliteit met nadruk op een goede balans tussen werk en privé (glijdende uurrooster, telewerk tot 3 dagen per week, terbeschikkingstelling van IT materiaal voor thuis), een contract van onbepaalde duur, een aantrekkelijk salaris, bonus, groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, carrièreplan met technische en niet-technische opleidingen, 20 verlofdagen en 13 compensatiedagen (bij voltijds uurrooster), etc.

We leggen de nadruk op diversiteit in teams als meerwaarde en moedigen iedereen aan om te solliciteren ongeacht seksuele oriëntatie, geslacht, genderidentiteit, genderexpressie, handicap, …

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