Un.e assistant.e administrative à temps plein au VéCU

Faculté : Services généraux
Département : Service Vie de la Communauté Universitaire (VéCU) - Pôle Support
Grade : premier agent spécialisé filière administrative
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 50007488 (7001-05) Missions

Le Service Vie de la Communauté Universitaire (VéCU) est composé d’un pôle support et de trois pôles missions : (1) le pôle santé, aides et actions psychosociales pour étudiant.e.s, (2) le pôle connaissances, diffusion et services et (3) le pôle projets et accompagnements. Ses actions s’adressent pour une partie importante aux étudiant.e.s (repas, culture, sport, folklore, projets sociaux, logement, etc.) et, pour une autre partie, à l’ensemble des membres de la Communauté universitaire (développement d’actions permettant de faire une communauté des membres qui composent l’Université).

Dans le pôle support, votre mission sera d’assurer le secrétariat central de la direction.

Vos missions

Secrétariat de direction :

• gestion de l'agenda de direction de manière proactive ;

• préparation du courrier sortant : par e-mail/ lettres/notes, rédaction des ordres du jour des réunions, des documents annuels ;

• organisation des réunions (réservation, convocation, rédaction des rapports, etc.) ;

• gestion des données sur la composition de GT/commissions/… et secrétariat de certains de ces GT (organisation des réunions, préparation et communication des OJ, vérification des notes et documents de supports nécessaires à la réunion, rédaction des rapports et archivages des documents relatifs aux réunions, etc.) ;

• préparation des documents pour les diverses réunions de la direction ;

• finalisation de la forme de certains documents pour la direction (relecture, mise en page, etc.) ;

• centralisation et mise à jour des fiches de congés.

Secrétariat central du Service :

• gestion du courrier entrant et sortant ;

• mise à jour du site internet du Service ;

• passation de commandes (lunches, petit économat, copieur, autres fournitures du Centre social,...) ;

• accueil et orientation des visiteuses et visiteurs ;

• gestion de l’occupation des locaux partagés du Service ;

• organisation du classement et gestion des archives du Service ;

• suivi administratif en lien avec la couverture assurance des étudiant.e.s et du Service (suivi des déclarations d’accident, lien avec le service interne en charge des contrats) ;

• support administratif pour les différentes cellules du Service, dont :

o la cellule sociale pour la finalisation de documents comme, par exemple : les dossiers de demande d’intervention, les feuillets d’information, les notes du service, des courriers (relecture, mise en page, etc.).

o la cellule médico-psychologique pour le suivi administratif des dossiers des étudiants en situation de handicap (180 dossiers/an), rédaction de PV de réunion, participation à des événements, etc. ;

• collaboration à l’organisation d’événements du Service (formations, team building, drinks, etc.) ;

• veille constante et attentive au fonctionnement du Centre social et relais des problèmes constatés (aspects techniques, nettoyages, etc.) ;

• coordination et diffusion d’informations de service (congés, affichages, notes de service, relais d’invitations diverses, etc.) ;

• accueil des nouvelles collaboratrices et nouveaux collaborateurs.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un graduat/bachelier d’assistant.e de direction OU d’un bachelier/graduat équivalent avec une expérience probante ;

• Vous avez, tant à l'oral qu'à l'écrit, une bonne connaissance du français (orthographe irréprochable) ;

• Vous maîtrisez MS Office ;

• Vous travaillez de manière méthodique et consciencieuse ;

• Vous respectez la confidentialité des informations, décisions et données portées à votre connaissance ;

• Vous manifestez un grand intérêt pour travailler avec un public étudiant (public jeune) et des professionnels ;

• Vous avez le sens de l’accueil et savez-vous montrer disponible en dehors d’heures de permanence incluant des temps de midi ;

• Vous faites preuve spontanément d’un excellent sens du service ;

• Vous êtes capable de travailler de manière autonome mais également en équipe.

Atout

• Connaissance de l’anglais ;

• Expérience/aptitude quant à la mise à jour d’un site internet.

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et de sélection : Monsieur Sven Hulsen, Assistant RH (sven.hulsen@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Monsieur Vincent Gengler, Directeur du Service Vie de la Communauté Universitaire (vincent.gengler@unamur.be).

Date d’entrée en fonction : le plus rapidement possible.

Remarques

Les barèmes (barème 036 pour le grade de premier agent spécialisé) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise :

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté ;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation ;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

MODALITÉS D’ENGAGEMENT

• Sélection sur CV,

• Entretien RH,

• Entretien avec jury.

MODALITÉS POUR POSTULER

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines, Monsieur Philippe LIZIN, par mail à l'adresse : candidature@unamur.be pour le 01/06/2023 au plus tard.

Notre politique de gestion des ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est par ailleurs signataire de la charte de diversité.