Assistant·e Administratif·ve Marchés Publics (H/F/X)

Pour le Service "Gestion des dépenses" (GDEP), de l'Administration des finances (ADFI)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat sur ressources extérieures, à temps plein, pour une durée déterminée (20 mois)
Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

Sous l’autorité du directeur de la gestion des dépenses et des achats et sous la supervision de la responsable Marchés Publics :
 

• Vous apportez un appui actif aux membres de la cellule marchés publics pour la gestion des procédures de marchés publics de services et fournitures ;
• Vous assurez le suivi administratif des demandes et questions posées au service ;
• Vous gérez et assurez le suivi des courriers entrants et/ou sortants ainsi que de la boite mail générale ;
• Vous assistez les membres de la cellule Marchés Publics pour certains aspects du suivi des marchés publics (cautionnements, PV de réceptions, courriers divers, …) ;
• Vous contribuez au suivi des dossiers et assurez un support administratif et logistique aux membres de la Cellule Marchés Publics (classement et préparation des dossiers, gestion des appels téléphoniques, …) ;
• Vous gérez et assurez le suivi administratif des réunions, dont notamment la rédaction de leur PV ;
• Vous maintenez à jour les informations utiles à la communauté UCLouvain sur les pages intranet dédiées à la gestion des marchés publics ;
• Vous transférez les informations reçues vers les personnes concernées ;
• Vous tenez à jour l’agenda des échéances relatives aux marchés publics.

Des liaisons fonctionnelles (transversales, extérieures…) avec les interlocuteurs·trices suivant·es font partie intégrante de la fonction : la direction de la gestion des dépenses, les autres membres de la cellule Marchés Publics, les client·es internes de l’Université, les fournisseurs, les cellules comptables et logistiques, …

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service et/ou de l'Institution.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en rapport avec la fonction ou expérience probante de quelques années ;
• Bonne connaissance des principaux outils informatiques ; manipulation aisée de Word et d’Excel ;
• Une première expérience dans les marchés publics ou cette manière revêt un intérêt pour vous ;
• Excellente connaissance du français tant oral qu’écrit ;
• Maîtrisez la suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Capacités de négociation, d’adaptation, d’écoute et esprit d’initiative ;
• Bonne aptitude rédactionnelle et à la communication ;
• Capacité à travailler en équipe, sociabilité, sens relationnel et commercial affirmés ;
• Autonomie et diplomatie ;
• Sens des priorités, de la rigueur et de l’analyse ;
• Intégrité ;
• La connaissance de l'anglais est un atout ;
• Une connaissance générale de la réglementation liée aux marchés publics est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.