Offre d'emploi : Chargé·e de gestion-responsable administratif·ve et financier·ère (adjoint·e à la direction) (H/F/X)

Pour  le Musée L – Musée universitaire de Louvain, rattaché à l’Institut des civilisations, arts et lettres (SSH/INCAL), du secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Le Musée L, musée universitaire de Louvain, est un musée public et universitaire qui conserve et expose les collections universitaires artistiques et scientifiques (archéologie, histoire de l’art, anthropologie, instruments de mesure et d’observation, …) de l’UCLouvain et réalise des expositions temporaires. Il accueille des publics diversifiés.

Le Musée L est reconnu et subsidié par la Fédération Wallonie-Bruxelles, et par la Région wallonne pour l’aide à la promotion de l’emploi (APE) dans le cadre de l’ASBL Musée Art Présent Passé (MAPP).

Le Musée L est rattaché à l’institut des civilisations arts et lettres (INCAL) comme plateforme technologique intersectorielle (MUSE). Cette plateforme a pour objectif de stimuler et d’organiser les interactions académiques à partir du patrimoine UCLouvain conservé au Musée L. Ces interactions s’exercent dans le cadre des missions universitaires du Musée L, à savoir l’enseignement, la recherche et le service à la société.

Activités

Le/la chargé·e de gestion travaillera de manière étroite avec la direction du Musée L, sous la responsabilité hiérarchique de celle-ci, par délégation du/de la président·e de l’institut INCAL.  Il/Elle assurera le suivi quotidien, conseillera et assistera la direction dans les décisions relatives aux aspects budgétaires, comptables et financiers afin d’assurer une gestion saine et soutenable. Cette fonction clef permet d’instruire les dossiers administratifs et financiers pour le Comité de Gestion de la plateforme et les organes de gestion de l’ASBL MAPP.

- Gestion financière :

• Elaboration des budgets, contrôles budgétaire et simulation issus des différentes sources de subsidiation
• Gestion financière de la plateforme MUSE (avec l’aide d’un·e gestionnaire logistique comptable CLC)
• Gestion financière et comptable de l’ASBL MAPP (avec l’aide du Service d’audit de l’UCLouvain)
• Comptabilité analytique en partie double Winbooks
• Suivi des marchés publics

- Gestion RH :

• de l’ASBL MAPP (avec l’aide d’un secrétariat social) :

- Suivi des prestations (congés, maladie, …)
- Encodage des prestations et salaires (en relation avec le secrétariat social)
- Support au recrutement et suivi des contrats de travail
- Accueil et équipement des collaborateurs

• du personnel au cadre de la plate-forme MUSE (en concertation avec l’institut INCAL)

- Ouverture de postes
- Gestion des contrats de remplacement
- Suivi du cadre

• Suivi au niveau de l’engagement de jobistes, de l’accueil des stagiaires et des bénévoles de l’ASBL des Amis du Musée L
• Suivi du règlement de travail et des procédures de sécurité et de prévention et protection au travail.

- Gestion administrative et logistique :

• Assurer le suivi administratif quotidien et prospectif du Musée : mise à jour du calendrier administratif pour la rédaction des rapports et programme d’activités, suivi du plan quinquennal, suivi des conventions, gestion et suivi des subsides obtenus
• Secrétariat des instances de gestion de l’ASBL MAPP : convocation des réunions (CA, AG), rédaction des procès-verbaux, suivi du respect des statuts et du renouvellement des mandats, publications légales
• Gestion des équipements informatiques
• Gestion du bâtiment
• Personne de contact pour l’interface avec les services techniques de l’UCLouvain et les prestataires externes

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Niveau de diplôme : Master en sciences de gestion ou autre(s) master(s) avec expériences et compétences équivalentes
• Expérience utile de 3 années minimum dans les domaines de la gestion administrative et financière
• Connaissance des obligations légales des ASBL
• Une expérience dans le secteur non-marchand et/ou culturel et/ou universitaire est un atout
• Maîtrise des outils de gestion et du logiciel comptable Winbooks
• Bonne maîtrise de l’outil bureautique et plus particulièrement de la Suite Office 365 et disposition à se former aux différentes applications informatiques administratives de l’UCLouvain
• Grande capacité d’analyse, polyvalence, autonomie, esprit de décision, discrétion
• Fiabilité, rigueur professionnelle, sens des responsabilités
• Aptitude synthétique dans les analyses et comptes-rendus
• Avoir le sens du service et l’esprit de collaboration
• Communication ouverte et pro-active
• Résistance au stress

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.