Cette offre a expiré

Gestionnaire logistique et comptable - Financial Officer (H/F/X)

Employeur
UCLouvain
Lieu
Louvain-la-Neuve, Ottignies-Louvain-la-Neuve
Date de clôture
18 juin 2023

Pour l'Administration des relations internationales (ADRI)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat sur ressources extérieures, à temps partiel (70%), pour une durée déterminée (2 ans max., avec possibilité de CDI par la suite, à confirmer)
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

L’Administration des relations internationales
(ADRI) contribue au développement de la politique d’internationalisation de l’UCLouvain en assurant, notamment, un support logistique et administratif à
un ensemble de projets et programmes internationaux à l’intention des étudiant·es, du personnel académique et administratif.

Fonction

La fonction offre :

  • à contribuer à la bonne gestion financière du service,
  • à faciliter le bon fonctionnement de la mobilité internationale à l’université,
  • la possibilité de contribuer au développement d’une alliance européenne.


La fonction consiste à :
 

  • effectuer des opérations comptables et logistiques dans le progiciel SAP (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clients, gestion des créances internes, opération de reclassement comptable, approbations... dans le progiciel et les applications UCLouvain).
  • assurer le calcul et l’encodage des opérations mensuelles et hebdomadaires avec rigueur dans le cadre des séjours et missions gérées par le département, notamment lié au programme Erasmus+.
  • assurer la gestion des dépôts bancaires effectués par les étudiant·es internationaux·ales pour obtenir leur visa.
  • effectuer les opérations nécessaires à la bonne santé des comptes en coopération avec l’administration financière, les membres du département et sa direction.
  • répondre aux besoins du service dans le respect des procédures de l’université : procédure d’achat, commandes, notes de frais, échéances...
  • en collaboration avec la Financial Officer/gestionnaire logistique et comptable principale :

o contribuer au reporting régulier à la direction ADRI,
o proposer des améliorations afin d’optimiser le travail administratif en matière de gestion logistique et comptable,
o assister les membres de l’équipe dans la rédaction du volet financier des rapports soumis aux organismes de financement (programme Erasmus+, alliance européenne CircleU et promotion internationale.

  • assurer la gestion d’une caisse si nécessaire (backup)
  • souhaitable : contribution à l’analyse, l’interprétation et le contrôle les données financières des activités gérées : prévisions (y compris coûts de personnel), consultation approfondie des comptes (contrôles budgétaires et reporting régulier), contrôle de gestion.
  • souhaitable : développer sa compréhension des volets budgétaire, financier des différentes sources de financement et contribuer à leur gestion : soutien à la relecture des conventions, ouverture et clôture des comptes, prévisions de coûts et aide à la budgétisation, suivi et respect des échéances, suivi des imputations des charges, remboursements et refus éventuels, suivi des produits.


Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

  • Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité si possible ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité / gestion financière ;
  • Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, ...) ;
  • La connaissance du logiciel de gestion SAP ECC 6.0 constitue un atout. A défaut, le/la candidat·e démontrera son aptitude à acquérir l'expertise requise et sera formé·e en interne ;
  • Bonnes notions d’anglais (min.B2 souhaité)
  • Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices ;
  • Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
  • Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité ;
  • Esprit de synthèse et capacité d’analyse ;
  • Rigueur ;
  • Résistance au stress.


Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Nous vous offrons
 

  • Un contrat à temps partiel à durée déterminée de deux ans, avec possibilité de CDI par la suite ;
  • Grade d’engagement de premier·ère agent·e spécialisé·e (barème 22/4) – suivant les « Echelles de traitements mensuels bruts des catégories de personnel des universités » ;
  • Un travail varié dans un environnement stimulant et un cadre de travail agréable ;
  • La possibilité de participer indirectement à l’élaboration et à la réalisation de projets et programmes internationaux variés ;
  • L’accès à une formation continue et des possibilités de progression ;
  • Une flexibilité dans l’organisation, de l’autonomie, une diversité dans les tâches ;
  • Une flexibilité dans la gestion de votre horaire ;
  • Possibilité de faire du télétravail selon les termes de la convention UCLouvain ;
  • Allocations de fin d’année et pécule de vacances sur base des prestations de l'année précédente ;
  • Remboursement complet des trajets domicile/lieu de travail effectués en transport en commun et remboursement forfaitaire des déplacements effectués à vélo (0.25€ /km) ;
  • La possibilité de profiter de l’infrastructure sportive de l’université à tarif très avantageux (50€/an).

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