Secrétaire spécialisé·e en marchés publics (H/F/X)

Pour le Service de gestion technique du patrimoine de Woluwe (GTPW), de l'Administration du patrimoine immobilier et des infrastructures (ADPI)
Site principal :  Bruxelles (Woluwé)
Contrat sur ressources extérieures, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

La Gestion technique du patrimoine de Woluwe (GTPW) est chargée sur les sites de Louvain en Woluwe et de Saint-Gilles, de l’exploitation, du grand entretien, des aménagements et des rénovations des bâtiments et des infrastructures de l’UCLouvain. Les services assurent aussi le rôle de maître d’ouvrage pour les projets de construction et leur réalisation.

La mission principale consiste à assurer un support administratif et logistique aux activités des services essentiellement dans la passation des marchés publics de travaux et services.

Cette mission s’exerce sous la responsabilité du Directeur GTPW, en lien fonctionnel avec la Responsable Marchés publics de l’ADPI d’une part, et les gestionnaires techniques des projets du service GTPW d’autre part.

Fonction

La Gestion technique du patrimoine de Woluwe (GTPW) est chargée sur les sites de Louvain en Woluwe et de Saint-Gilles, de l’exploitation, du grand entretien, des aménagements et des rénovations des bâtiments et des infrastructures de l’UCLouvain. Les services assurent aussi le rôle de maître d’ouvrage pour les projets de construction et leur réalisation.

La mission principale consiste à assurer un support administratif et logistique aux activités des services essentiellement dans la passation des marchés publics de travaux et services :

• Constituer les dossiers de consultation (marchés de faible montant, marchés passés par procédure négociée, procédure ouverte, … …) et d’attribution (décision motivée, lettres de notification et d’information…) des marchés.
• Rédiger les avis de marchés.
• Rédiger la correspondance relative aux marchés.
• Assurer le suivi des dossiers.
• Veiller au respect des délais légaux de traitement des dossiers.

D’une manière plus générale, en tant que membre à part entière du service de gestion du patrimoine de Woluwe, vous contribuez aux tâches quotidiennes du service et êtes susceptible de prendre en charge des missions de secrétariat plus général (gestion des courriers, réservation des auditoires, archivage, organisation des réunions) en collaboration avec l’autre secrétaire du département.

Cette mission s’exerce sous la responsabilité du Directeur GTPW, en lien fonctionnel avec la Responsable Marchés publics de l’ADPI d’une part, et les gestionnaires techniques des projets du service GTPW d’autre part.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de niveau bachelier (graduat), orientation droit, ou expérience probante dans une fonction équivalente.
• Une expérience pratique dans le domaine des marchés publics est appréciée et constitue un atout important.
• Sens de l’organisation et du travail en équipe.
• Maitrise des outils de bureautique classiques (Word, Excel, PowerPoint, navigateur internet…).
• Rigueur et précision.
• Capacité à comprendre des textes légaux.
• Capacité à rédiger des dossiers et d’autres documents.
• Capacité à gérer divers dossiers simultanément à divers stades d’avancement.
• Capacité d’écoute.
• Bon sens du contact.
• Respect de la confidentialité et discrétion.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.